Lezen. Lezen. En nog eens lezen.

Aanbestedingen kennen vaak strakke deadlines. Logisch dus dat je in het tenderproces meteen aan het werk wilt. Maar begin niet te snel met schrijven. Zorgvuldig lezen gaat altijd voor. Waarom? Je bespaart tijd en voorkomt blunders. 

Aanbestedingsleidraden en Request for Proposals zijn vaak niet de meest aantrekkelijke lectuur. We kunnen ons voorstellen dat je liever een spannende roman leest. Toch is het belangrijk om het document van a tot z door te nemen. Neem de tijd. Lees. En lees dan nog eens. Vraag je af: kunnen we dit leveren? Zijn we onderscheidend genoeg? Sluit ons aanbod hierop aan? Of heeft het geen zin om te reageren? Dit noemen we ook wel de ‘bid/ no bid-fase’. Denk je dat je een onderscheidend aanbod hebt, ga dan na: wat is precies de vraag? Wat wordt hiermee bedoeld? 

De structuur van het aanbestedingsdocument 

De bekendmaking van de opdracht bestaat uit een pdf met de aanbestedingsleidraad: het verlanglijstje van de opdrachtgever. Het is vaak een flink document. Maar als je het opdeelt, zie je deze structuur:

  • beschrijving van de opdracht en de opdrachtgever
  • geschiktheidscriteria: eisen aan de geschiktheid van de inschrijver
  • gunningscriteria: wensen over de opdracht
  • bijlagen: vaak zijn dit invulformulieren over onder meer de prijs van je aanbod

Poeh, ingewikkeld zeg ..!

Het lezen en begrijpen van een aanbestedingsdocument is een kunst. Wat dacht je van deze zin: 

‘Indien u zich bij uw offerte beroept op de financiële en economische draagkracht én/of op de bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen is dit mogelijk mits u kunt aantonen dat u kan beschikken over de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen.’ 

‘Financiële en economische draagkracht’, ‘natuurlijke of rechtspersonen’, ‘de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen’: wat betekent het precies? Als je geen jurist of tendermanager in de buurt hebt, kost het ontcijferen van de eisen je vaak al hoofdbrekens. 

Of neem deze: 

‘De aanmeldingen worden op basis van een relatieve beoordelingssystematiek beoordeeld.’ Pardon, wat bedoelt u ..? 

Leestips bij de aanbestedingsleidraad

  • Geef de moed niet op bij het lezen van ingewikkelde zinnen. Neem de stukken door met meerdere collega’s, liefst met verschillende expertises. Het is slim om hiervoor een kick off-sessie te organiseren. Meer daarover lees je in een volgend blog. 
  • Vraag je steeds af: wat is de vraag achter de vraag? En waak daarbij voor de vloek van voorkennis.
  • Is een vraag nog steeds niet duidelijk? Noteer ‘m dan op de lijst voor de Nota van Inlichtingen (NvI). De aanbestedende dienst beantwoordt hierin alle vragen. De originele vragen over onduidelijke onderdelen van de aanbestedingsstukken komen hierin terug. Geen zorgen: de namen van de vragenstellers zijn daarbij weggehaald. Alle deelnemers krijgen de antwoorden tegelijkertijd in hun mailbox.
  • Kom je er echt niet uit? Vraag dan hulp bij een (externe) bidwriter of tendermanager. 

In het kort

  • Ga niet meteen schrijven aan een aanbesteding. Zorgvuldig lezen is de eerste, zeer belangrijke stap. 
  • Lees de stukken samen met collega’s met verschillende expertises. Kom je er niet uit, schakel dan een tenderschrijver of tendermanager in.
  • Is er iets onduidelijk? Stel vragen, zodat je antwoord krijgt in de Nota van Inlichtingen.

Fotocredits: Benzoix voor Freepik

Wat is er mis met zullen en kunnen?

Wat is er mis met zullen en kunnen?

‘We kunnen direct na gunning met de implementatie beginnen.’ Prima zin, op het eerste oog. Grammaticaal correct. Toch hoor je vaak dat het beter is om ‘kunnen’ en ‘zullen’ te vermijden in offertes en aanbestedingsteksten. Waarom eigenlijk?

Lees meer

Waak voor de vloek van voorkennis

Het Jaar van de Tijger