Onze top 3 interviewtips voor bidwriters

/in /door

Tenderteksten schrijven betekent onder andere heel veel vragen stellen. Hoe zorg je ervoor dat je de juiste antwoorden krijgt voor je offerte? We geven je onze 3 beste tips om je informatie boven tafel te krijgen.

Tip 1: stel domme vragen als je een offerte schrijft

Domme vragen bestaan niet, luidt een bekende volkswijsheid. Toch zal iedereen de angst herkennen om een domme vraag te stellen. ‘Ik ben waarschijnlijk de enige die het niet begrepen heeft, want niemand anders stelt een vraag.’ 

Het is de hoogste tijd om een lans te breken voor de domme vraag. Want domme vragen bestaan natuurlijk wel. Als wij offertes schrijven, stellen wij ze continu. Domme vragen zetten anderen aan het denken over ingesleten gewoonten, veronderstelde zekerheden en verzwegen misverstanden. Of ze onderzoeken de vraag achter de vraag. Vragen kunnen wat ons betreft niet dom genoeg zijn.

Tip 2: vraag door en vraag door

LSD is behalve een geestverruimend middel ook een gesprekstechniek. De letters staan voor luisteren, samenvatten en doorvragen. Luisteren is belangrijk om je gesprekspartner te laten zien dat je oprecht geïnteresseerd bent. Samenvatten is belangrijk om te toetsen of je de rode draad goed begrepen hebt. 

Doorvragen is wat ons betreft de belangrijkste stap in het rijtje. Doorvragen betekent dat je geen genoegen neemt met een antwoord en dat je naar details of onderbouwing vraagt. Goede vervolgvragen zijn bijvoorbeeld:

  • Waarom doen we het op deze manier? 
  • Kun je een voorbeeld geven? 
  • Wat is het effect van onze aanpak? 
  • Wat draagt dit bij aan de doelstellingen van de aanbesteder? 
  • Wat doen we anders dan onze concurrenten? Waarmee onderscheiden we ons?

Heb je geen antwoord op je vraag? Vraag dan nog eens door. Soms is de beste manier van doorvragen om een stilte te laten vallen of een woord te herhalen. ‘Een veilige oplossing, zeg je?’ Je zult zien dat de ander daarop inhaakt en verder vertelt. 

Tip 3: ben ik iets vergeten te vragen?

In de hitte van het gesprek vergeten mensen wel eens iets belangrijks te noemen. Eindig daarom met een metavraag: ‘Ben ik iets vergeten te vragen?’ Of: ‘Wil je nog iets kwijt voor de offerte dat we niet hebben besproken?’ Je zult zien dat dat vaak nog interessante input oplevert!

In het kort

  • Wees niet bang om domme vragen te stellen voor je offerte. Daarmee zet je anderen aan het denken, bijvoorbeeld over ingesleten gewoonten.
  • Luister goed, vat antwoorden samen en vraag door als je nog niet tevreden bent.
  • Vraag aan het eind of iemand iets kwijt wil dat nog niet besproken is.

De foto bij deze blog is van Van Tay Media voor Unsplash

Help je lezer: structureer op maat  

/in /door

Een goede structuur is misschien wel het allerbelangrijkste van een aanbestedingstekst. Denk alleen al aan de mensen van de afdeling inkoop bij de opdrachtgever, die tientallen documenten moeten doorploegen. In gedachten horen we hun tevreden gegrom bij jouw makkelijk scanbare tekst. Hoe tover je die glimlach op hun gezicht? 

Je leidraad: de gunningscriteria

Bij een aanbestedingstekst hoef je niet zelf te prakkiseren over de hoofdstukindeling. Je gebruikt simpelweg de gunningscriteria als leidraad: de wensen uit het Programma van Eisen. De aanbestedende dienst wil antwoord op díe vragen. Geef die antwoorden dan ook. Precies in de volgorde die gevraagd wordt. Gebruik daarbij zoveel mogelijk de woorden die de opdrachtgever gebruikt. De vraag is bijvoorbeeld: ‘Geef aan hoe u de klanttevredenheid meet en borgt binnen uw organisatie.’ Jij begint de antwoordalinea dan met: ‘U wilt weten hoe wij de klanttevredenheid meten en borgen binnen onze organisatie.’ De opdrachtgever ziet hier zijn eigen punten terug. Die herkenning werkt goed. 

Tussenkoppen: liefst boven élke alinea 

Een tekst zonder tussenkoppen is als een stapel diepvriesdozen zonder etiket. Zat er nou stamppot rodekool in dit bakje? Of was het dat zelfgemaakte aardbeienijs? Geef daarom elke alinea een kopje. In dat kopje meld je zo concreet mogelijk wat er in de alinea staat. Zo geef je je lezer overzicht.

Maak typografisch onderscheid tussen de titel van het hoofdstuk en de tussenkopjes per alinea. De hoofdstuktitel is het gunningscriterium uit het Programma van Eisen. Deze titel maak je bij voorkeur vet, of geef je een kleur. De alinea’s binnen dit hoofdstuk geef je een cursief tussenkopje. 

Kernboodschap eerst: de piramidestructuur 

Breng ook binnen je alinea’s structuur aan door te kiezen voor piramideschrijven: 

  • eerst de kernboodschap – dat is het belangrijkste wat je in die alinea te melden hebt
  • dan de onderbouwing, uitleg of voorbeelden

Piramideschrijven is gebaseerd op het pyramid principle van Barbara Minto. Lees meer over piramideschrijven in het boek De kracht van het piramideprincipe 

De rust van voorspelbaarheid

Regelmaat en structuur in je tekst klinkt bijna saai. Maar juist doordat je je lezer de rust gunt van voorspelbaarheid, kun je inhoudelijk uitpakken. Met als resultaat een tekst die eruit springt! 

In het kort

  • Gebruik de gunningscriteria als leidraad in je tekst, in de volgorde die de opdrachtgever gebruikt in het Programma van Eisen 
  • Zet liefst boven elke alinea een tussenkop die concreet weergeeft wat er in de alinea staat
  • Structureer binnen de alinea met behulp van het piramideprincipe: eerst de kernboodschap, dan de onderbouwing 

De foto bij deze blog is van Jan Antonin Kolar voor Unsplash

Teksten hergebruiken? Begin liever met een schone lei

/in /door

Veel aanbestedingen lijken op elkaar, zeker van een afstandje. Implementatieplan, duurzaamheidbeleid, SROI: sommige gunningscriteria keren vaak terug. Het is verleidelijk om dan terug te vallen op oude offertes.

Lees meer

Wat is de vraag achter de vraag?

/in /door

De grootste valkuil van een aanbesteding? Meteen beginnen met schrijven. We weten het: de verleiding is groot. ‘Visie en maatregelen op het gebied van duurzaamheid? Die hebben we al eens beschreven.’ Knip, plak, klaar. Toch? 

Nee. Meteen beginnen met schrijven is een valkuil omdat je door je eigen bril blijft kijken. En dan ga je voorbij aan de vraag achter de vraag.

Een esoterische wijsheid?

De vraag achter de vraag… Dat klinkt bijna als een esoterische wijsheid of een vaag cliché. Maar we denken dat er echt een ‘vraag achter de vraag’ is. En die vraag is eigenlijk heel eenvoudig: waarom stelt de aanbesteder deze vraag?

Dus in het voorbeeld dat we net noemden: waarom wil de aanbesteder weten wat je doet op het gebied van duurzaamheid?

Zo verplaats je je in de aanbesteder

Waarom stelt de aanbesteder deze vraag? Als je jezelf deze waarom-vraag stelt, kom je vanzelf uit bij de kern: wat zijn de doelstellingen van de aanbesteder, wat wil de aanbesteder bereiken met de aanbesteding? Zo daag je je collega’s uit om al hun klantkennis in te brengen.

Dankzij de waarom-vraag krijg je scherp in beeld wat de aanbesteder wil horen. Je voorkomt dat je door je eigen bril blijft kijken. Je verplaatst je echt in de aanbesteder. En de kans is groter dat jouw antwoord aansluit bij wat de beoordelaars willen lezen. 

In het kort

  • Stel bij elke kwaliteitsvraag de waarom-vraag: waarom stelt de aanbesteder deze vraag?
  • Ga na hoe je daarop kunt inspelen. Probeer een brug te slaan naar de doelstellingen van de aanbesteder.
  • Daarmee daag je je collega’s uit om hun klantkennis in te brengen.

Lezen. Lezen. En nog eens lezen.

/in /door

Aanbestedingen kennen vaak strakke deadlines. Logisch dus dat je in het tenderproces meteen aan het werk wilt. Maar begin niet te snel met schrijven. Zorgvuldig lezen gaat altijd voor. Waarom? Je bespaart tijd en voorkomt blunders. 

Aanbestedingsleidraden en Request for Proposals zijn vaak niet de meest aantrekkelijke lectuur. We kunnen ons voorstellen dat je liever een spannende roman leest. Toch is het belangrijk om het document van a tot z door te nemen. Neem de tijd. Lees. En lees dan nog eens. Vraag je af: kunnen we dit leveren? Zijn we onderscheidend genoeg? Sluit ons aanbod hierop aan? Of heeft het geen zin om te reageren? Dit noemen we ook wel de ‘bid/ no bid-fase’. Denk je dat je een onderscheidend aanbod hebt, ga dan na: wat is precies de vraag? Wat wordt hiermee bedoeld? 

De structuur van het aanbestedingsdocument 

De bekendmaking van de opdracht bestaat uit een pdf met de aanbestedingsleidraad: het verlanglijstje van de opdrachtgever. Het is vaak een flink document. Maar als je het opdeelt, zie je deze structuur:

  • beschrijving van de opdracht en de opdrachtgever
  • geschiktheidscriteria: eisen aan de geschiktheid van de inschrijver
  • gunningscriteria: wensen over de opdracht
  • bijlagen: vaak zijn dit invulformulieren over onder meer de prijs van je aanbod

Poeh, ingewikkeld zeg ..!

Het lezen en begrijpen van een aanbestedingsdocument is een kunst. Wat dacht je van deze zin: 

‘Indien u zich bij uw offerte beroept op de financiële en economische draagkracht én/of op de bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen is dit mogelijk mits u kunt aantonen dat u kan beschikken over de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen.’ 

‘Financiële en economische draagkracht’, ‘natuurlijke of rechtspersonen’, ‘de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen’: wat betekent het precies? Als je geen jurist of tendermanager in de buurt hebt, kost het ontcijferen van de eisen je vaak al hoofdbrekens. 

Of neem deze: 

‘De aanmeldingen worden op basis van een relatieve beoordelingssystematiek beoordeeld.’ Pardon, wat bedoelt u ..? 

Leestips bij de aanbestedingsleidraad

  • Geef de moed niet op bij het lezen van ingewikkelde zinnen. Neem de stukken door met meerdere collega’s, liefst met verschillende expertises. Het is slim om hiervoor een kick off-sessie te organiseren. Meer daarover lees je in een volgend blog. 
  • Vraag je steeds af: wat is de vraag achter de vraag? En waak daarbij voor de vloek van voorkennis.
  • Is een vraag nog steeds niet duidelijk? Noteer ‘m dan op de lijst voor de Nota van Inlichtingen (NvI). De aanbestedende dienst beantwoordt hierin alle vragen. De originele vragen over onduidelijke onderdelen van de aanbestedingsstukken komen hierin terug. Geen zorgen: de namen van de vragenstellers zijn daarbij weggehaald. Alle deelnemers krijgen de antwoorden tegelijkertijd in hun mailbox.
  • Kom je er echt niet uit? Vraag dan hulp bij een (externe) bidwriter of tendermanager. 

In het kort

  • Ga niet meteen schrijven aan een aanbesteding. Zorgvuldig lezen is de eerste, zeer belangrijke stap. 
  • Lees de stukken samen met collega’s met verschillende expertises. Kom je er niet uit, schakel dan een tenderschrijver of tendermanager in.
  • Is er iets onduidelijk? Stel vragen, zodat je antwoord krijgt in de Nota van Inlichtingen.

Fotocredits: Benzoix voor Freepik

Wat is er mis met zullen en kunnen?

/in /door

‘We kunnen direct na gunning met de implementatie beginnen.’ Prima zin, op het eerste oog. Grammaticaal correct. Toch hoor je vaak dat het beter is om ‘kunnen’ en ‘zullen’ te vermijden in offertes en aanbestedingsteksten. Waarom eigenlijk?

Lees meer

Waak voor de vloek van voorkennis

/in /door
Lees meer

Het Jaar van de Tijger

/in /door
Lees meer