Leg de lat hoger dan je klant durft te dromen

/in /door

Je staat bij de garage: de APK is achter de rug. De monteur spreekt over ‘de basis in orde’ – ze hebben ook het koelelement meteen voor je gefikst. Tweedehands, dus bijna gratis. En meteen klaar, dus zonder gedoe van weer een nieuwe afspraak. Halleluja! Deze garage had jou in gedachten, niet zijn eigen planning of portemonnee. Daar kom je graag terug.

Ook in je tendertekst kun je zo’n verrassing inbouwen. En dat is eenvoudiger dan je denkt. Met deze vier prikkels ontstijg je verwachtingen en ets je jezelf in het geheugen van de klant:

1. Kwaliteit met een gouden randje

Elke leverancier biedt kwaliteit. Maar jouw voorstel gaat verder. Niet omdat het moet, maar omdat jullie dat nou eenmaal zo doen. Maak helder dat je elk project als een kans ziet om te leren, te verbeteren, altijd dat stapje extra te zetten. Vertel over jullie kwaliteitsbewustzijn, jullie systeem van ‘elke keer beter’, over je teams die altijd voor het hoogst haalbare gaan. En nee, stop niet bij ‘we hebben een ISO-certificaat.’ Neem de klant mee in een verhaal waarin kwaliteit écht van jullie afspat.

2. Wat je wint door risico’s bij de wortel aan te pakken

Risico’s vermijden is relatief makkelijk. Risico’s omarmen, ze durven benoemen – daar zit de kracht. Ook al vraagt de klant er niet om, leg risico’s op tafel. En niet alleen de ongemakkelijke details, maar de échte olifanten in de kamer. Daarmee laat je zien dat je alles al hebt doordacht, niets onder het tapijt veegt, en meteen maatregelen klaar hebt staan. Of draai het risico om in een winst: iets dat je al hebt opgelost vóór de klant zich bewust is van het probleem. Hierdoor maak je jezelf onmisbaar: de stille held die altijd aan de achterkant werkt en alles soepel laat lopen. Dát blijft hangen.

3. Minder kosten, meer impact

Laten we eerlijk zijn: kosten beheersen is cruciaal. En de aanbestedende partij wil weten hoe jij het budget keurig in toom houdt. Maar verrassend weinig bedrijven zijn er daadwerkelijk goed in. Benoem hoe jullie het anders aanpakken. Vertel over dat slimme AI-systeem dat jullie gebruiken, die flexibele schil, de duurzame keuzes in jullie materialen en apparatuur. Laat zien dat je kosten niet op het laatste moment bespreekt, maar al van meet af aan in de gaten houdt. Geen tegenvallers, alleen oplossingen. Zo toon je dat elke euro verantwoord wordt ingezet.

4. Ontzorgen tot het gevoel van vakantie

‘Gemak dient de mens,’  zeiden onze opa’s en oma’s vroeger al. En dat geldt des te meer voor jouw klant, die vaak geen zin heeft in gedoe. Neem het zware werk alvast uit handen. Ook het werk dat de klant zich misschien nog niet eens heeft gerealiseerd. Denk aan het opzetten van een plan voor de inrichting van werkterreinen, het verzorgen van de communicatie naar omwonenden, of zelfs het inzetten van een procesbegeleider die straks de hele aftercare regelt. Je kan zelfs voorstellen om een app te bouwen voor strakke samenwerking, zodat iedereen in real-time mee kan kijken en denken. Zo word jij die partij die de klant ontzorgt, die denkt aan wat de klant nooit zelf had kunnen bedenken. Je laat de klant achter met dat ontspannende ‘laat-maar-over-me-heenkomen’-gevoel achter.

Conclusie: geef meer dan je klant verwacht


De aanbestedende partij wil verrast worden. En nee, niet met kosten, maar met dat gouden randje dat onverwacht verschijnt. Wees de aanbieder die het zakelijke leven nét wat mooier maakt, nét wat makkelijker, zonder alles eindeloos door te rekenen. Geef meer dan wat er verwacht wordt, wees degene die vooruitdenkt, proactief is, en zichzelf overbodig lijkt te maken. Laat die extra service de onzichtbare hand zijn die het verschil maakt. Dat blijft hangen. En daardoor komt je klant bij je terug. 

In het kort

  • Geef meer dan de klant verwacht: wees degene die vooruitdenkt, proactief is en zichzelf overbodig lijkt te maken. 
  • Durf risico’s te benoemen en vertaal ze naar voordelen voor de klant. 
  • Laat zien dat je kosten beheerst door onverwachte (besparende) oplossingen te bieden. 

Foto bij deze blog John Arano

Wat vormgeving doet voor jouw tendertekst 

/in /door

Meer overzicht, meer attentiewaarde, een positief gevoel en dus meer overtuigingskracht: dat zijn de effecten als je een grafische vormgever inschakelt bij het schrijven van je tendertekst. Waar houd je rekening mee? We vragen het onze samenwerkingspartner Peter van Dam van Ideevormers. 

1. Geef je lezer ademruimte 

De verleiding is groot om je pagina’s vol te zetten met informatie. Doe dit niet. Geef je lezer ademruimte. Dat doe je zo:

  • Witregels en brede marges geven een rustig beeld. 
  • Laat je teksten niet uitlijnen tot het einde van de regel. Lezers ervaren uitgelijnde teksten als een onaantrekkelijk ‘blok’. Lezen is ook vermoeiender: de witruimte tussen de woorden verschilt per regel. Daar moeten ogen steeds even aan wennen. 
  • Gebruik vaste structuurelementen in je document. Bijvoorbeeld een kader met daarin een opsomming van de voordelen van je product of dienst. Of een vaste plek voor de cijfers of een quote. 

2. Laat zien wat je bedoelt

Bij een stappenplan of cijfermatige informatie is tekst lang niet altijd toereikend. Goede vormgeving laat tekst en beeld samenkomen in je EMVI-plan. Gebruik daarom infographics, icoontjes en grafieken. En ondersteun je verhaal met foto’s of illustraties. Ook fijn voor de afwisseling. Lees verder onder de afbeeldingen

Icoontjes die aantallen weergeven, zoals het aantal mails, contacten, updates en gesprekken.
Grafieken die de omzet per segment weergeven in 2023 en 2024

3. Kies voor een liggend document

Als de aanbestedende partij geen voorkeur heeft voor een staand of liggend document, kies dan altijd voor liggend. Je tendertekst wordt waarschijnlijk als pdf gelezen. Met een liggend document benut je het hele scherm. Een ander voordeel is, dat je tabellen en diagrammen overzichtelijker kunt presenteren. Geef je tekst weer in twee kolommen: dat leest rustiger.

4. Zet in op herkenbaarheid. Ook in kleur en vorm. 

Een aanbestedingstekst is geen corporate brochure. Je logo en huisstijl hoeven dus niet prominent aanwezig te zijn. Tegelijkertijd wil je je natuurlijk wel onderscheiden van andere aanbieders. Kies daarom een mengvorm met de kleuren en huisstijl van de aanbestedende partij. Dat voelt vertrouwd. En plaats jullie logo’s naast elkaar, zodat de opdrachtgever vast kan wennen aan het idee van jullie samenwerking. 

5. Betrek de vormgever vanaf de conceptfase 

We kennen het allemaal: op het laatste moment moet er vaak nog van alles worden aangepast in een tenderdocument. Dit kun je niet voorkomen. Wel kun je zorgen voor een soepele verwerking van deze aanpassingen. Dat doe je door de vormgeving direct bij de kick-off mee te nemen in de planning:

  • Als eerste ontwerpt de vormgever een sjabloon, zodat alle leden van het tenderteam met hetzelfde stramien werken.
  • In de loop van het proces ontwikkelt de ontwerper het beeldmateriaal. 
  • Ook als de deadline nadert heeft de vormgever tijd nodig om er een mooi en aantrekkelijk document van te maken. Houd er rekening mee dat tekstaanpassingen in het eindstadium gevolgen voor de vormgeving kunnen hebben. 

In het kort

  • Geef je lezer ademruimte. Zorg voor witregels en wissel tekst af met beeld.
  • Laat zien wat je bedoelt: gebruik verhelderende infographics en sfeervolle illustraties.
  • Houd in je planning van begin tot eind rekening met de vormgeving.  

Meer weten over de perfecte vormgeving van je tenderdocument? Neem contact met ons op, we helpen je graag! 

10 tips om je offerte snel in te korten

/in /door

Is je offerte te lang? En heb nog maar een paar uur voordat je hem moet inleveren? Wij helpen je uit de brand!

Voor de meeste kwalitatieve gunningscriteria geldt een limiet: je hebt een beperkt aantal pagina’s om je verhaal te doen. Je bent niet de eerste die ontdekt dat je je tendertekst moet inkorten. En je bent ook niet de eerste die dat probleem moet oplossen in een race tegen de klok. In onze vorige blog gaven we je adviezen om te voorkomen dat je aanbestedingstekst te lang wordt. Nu krijg je 10 tips om je offerte op het laatste moment in te korten.

1. Kies een kleinere letter (als dat mag)

Pak de eisen er even bij. Wat zegt de aanbesteder over de lettergrootte? Vaak is er een minimumgrootte. Check of je die overal hebt toegepast. Gelden er geen eisen voor de lettergrootte? Dan kun je een kleinere letter kiezen. Maar: zorg ervoor dat je plan prettig leesbaar blijft voor beoordelaars!

2. Verklein de regelafstand (als dat mag)

Ook de regelafstand is vaak gebonden aan een limiet. Dus kijk even wat er in de eisen staat. Geen limiet? Zet de regelafstand dan op ‘enkel’. Let ook op de afstand die Word standaard na elke return invoegt (die mag je op ‘0’ zetten).

3. Verklein de marges (als dat mag)

Staat er in de eisen iets over de marges van je plan? Zo niet, dan kun je die verkleinen. Houd er wel rekening mee dat een volle bladspiegel minder aantrekkelijk oogt.

4. Verklein of verplaats afbeeldingen (als dat mag)

Probeer eens of je afbeeldingen kunt verkleinen. Let op dat ze wel leesbaar blijven. Of verplaats een afbeelding iets omhoog of omlaag om te kijken of je daarmee ruimte wint. Dat lukt het best als je de tekst om de afbeelding heen laat lopen (in Word: ‘tekstterugloop’ met de optie ‘om kader’).

5. Schrap overbodige bijschriften

Veel bijschriften bij tabellen of afbeeldingen zijn onnodig. Goede tabellen en afbeeldingen spreken voor zichzelf. Schrap die bijschriften dus. (Check nog wel even of de tekst verwijzingen naar tabel- of afbeeldingnummers bevat.)

6. Verwijder de harde return na tussenkoppen

Tussenkoppen geven structuur aan je plan, ze helpen om de kern van je verhaal snel duidelijk te maken. Daarom begin je de alinea een regel eronder. Maar nood breekt wet. Als je ruimte te kort komt, kun je de alinea direct na je tussenkop laten starten. Zet dan wel een dubbele punt of een liggend streepje na elke tussenkop.

7. Verwijder witregels

Staan er nog witregels die weg kunnen? Bijvoorbeeld tussen twee alinea’s? Ze staan er waarschijnlijk niet voor niets: ze zorgen voor overzicht. Als je witregels weghaalt, kun je dat overzicht weer een beetje herstellen. Bijvoorbeeld door enkele woorden vet te maken. Of zoals we in de vorige tip beschrijven: door een tussenkopje aan het begin van de eerste regel te zetten.

8. Gebruik afkortingen

Bevat je plan veelvoorkomende termen die je ook kunt afkorten? Doe dat gerust. Vergeet niet om je afkorting de eerste keer tussen haakjes uit te leggen.

9. Schrap woorden

Tel het aantal regels dat je nog moet schrappen. Deel dat door het aantal alinea’s in je document. Nu weet je hoeveel regels je in elke alinea gemiddeld moet schrappen. Zoek eerst naar alinea’s waar de laatste regel uit een paar woorden bestaat. Als je deze alinea een klein beetje inkort, win je al een regel. 

Extra tip: schakel de hulp in van een AI-tool als je het lastig vindt om woorden te schrappen in een alinea. Zorg ervoor dat je bedrijfsnamen en andere gevoelige informatie uit je tekst verwijdert voordat je AI vraagt om hem in te korten. En lees het resultaat even kritisch door om te checken of er geen waardevolle informatie verloren gaat. Dat is voor AI-tools lastig in te schatten zonder context.

10. Breek woorden af

Tot slot kun je nog finetunen met (handmatige) woordafbreking, zeker als je document uit twee kolommen bestaat. Met slimme woordafbreking bespaar je al snel een paar regels per pagina.

In het kort

  • Als het mag: kies een kleinere letter en verklein de regelafstand en marges.
  • Verklein of verplaats afbeeldingen en schrap overbodige bijschriften.
  • Verwijder witregels en de harde return na tussenkopjes.
  • Gebruik afkortingen (met uitleg), schrap woorden (eventueel met AI) en breek woorden af.

Een overtuigende tendertekst in minder A4’s  

/in /door

Je hebt zó veel kennis in huis. Je schrijft fluitend pagina’s vol over jouw unieke maatwerkservice. Maar wat staat er in de uitvraag voor het Plan van Aanpak? ‘Maximaal 2 A4 per subgunningscriterium.’ Met daaraan fijntjes de toevoeging: ‘Less is more’.  Hoe krijg je jouw kennis compact en helder op papier? Lees deze vijf Tendertijger-tips! 

1. Selecteer vóór je gaat schrijven

Een korte aanbiedingstekst begint bij de voorbereiding. Bedenk bij elke wens: wat is écht belangrijk? Wat sluit precies aan bij de vraag van de aanbestedende dienst? En waarmee onderscheid ik me? Maak op je kladbaadje een prioriteitenlijst per subgunningscriterium. In je eerste conceptversie noteer je bij elk criterium alleen het allerbelangrijkste en meest onderscheidende.

2. Focus op de kern: pas het piramideprincipe toe

Zet in elke alinea en in elke paragraaf het belangrijkste bovenaan. Bijvoorbeeld je conclusie of het belangrijkste argument. Dit noem je piramideschrijven. Zo geeft je de beoordelaar direct inzicht in jouw meerwaarde en maak je het makkelijker om je tekst te lezen én te scoren. Ook in je tussenkoppen kun je je belangrijkste informatie geven, zodat je lezer direct weet waar hij aan toe is. 

Meer over het piramideprincipe lees je hier

3. Gebruik opsommingen

Maak opsommingen met bulletpoints of genummerde lijsten. Dit helpt jou bij het structureren, biedt beoordelaars overzicht en helpt om de belangrijkste punten snel onder de aandacht te brengen.

4. Schrijf korte, actieve zinnen

Lange, ingewikkelde zinnen hebben vaak veel overbodige woorden. Splits ze op in kortere, zinnen met begrijpelijke woorden. Want duidelijke taal neemt minder ruimte in. In plaats van Hij is werkzaam als accountmanager kun je bijvoorbeeld ook zeggen Hij is accountmanager. 

En maak je zinnen actief: een actieve zin is vaak korter dan een passieve! Kijk maar: 

Deze zin zal door mij worden ingekort.  

Ik kort deze zin in.

Meer over actief schrijven lees je hier

5. Toch nog te lang? Schrappen doe je zo! 

Vind je dat je inhoudelijk niets meer kunt missen, maar is je document toch nog te lang? Pas dan deze trucks toe: 

  • Drie voorbeelden gebruikt? Maak er twee van.
  • Kort de inleiding bij elke paragraaf in en vermeld hierin alleen het allernoodzakelijkste. Of maak een korte zin van je tussenkop, waarin je vermeldt wat er in de alinea staat. De intro is dan misschien zelfs niet meer nodig. 
  • Check of je geen zaken dubbel hebt vermeld.
  • Pas de opmaak van je document aan. Denk daarbij aan de keuze van het lettertype, regelafstand en witruimte. In een volgend blog vind je een handige checklist voor de typografie! 

In het kort 

  • Maak voor je begint met schrijven een lijst met de belangrijkste dingen die je wilt vertellen. 
  • Pas in elke paragraaf en elke alinea het piramideprincipe toe: begin met de kern. 
  • Is je tekst toch nog te lang? Kort je inleidingen in, haal dubbelingen of extra voorbeelden eruit en pas de opmaak aan.

Foto: Diana Polekhina voor Unsplash

De winst van verliezen

/in /door

Helaas. Het Nederlands elftal is uitgeschakeld. Engeland bleek in de halve finale te sterk. Er kan maar één van de deelnemende landen met de beker naar huis. Net als bij een aanbesteding: slechts één partij krijgt de opdracht gegund. Verliezen is een hard gelag. Wat kunnen we ervan leren? 

1. Een goede voorbereiding is het halve werk 

Voetballer-filosoof Johan Cruijff zei ooit: ‘Voetbal is een spel van fouten. Wie de minste fouten maakt wint.’ Bij tenders is het niet anders. Daarom is het bijvoorbeeld zo belangrijk om de leidraad goed door te nemen. Lezen, lezen en nog eens lezen, adviseerden we eerder al. En start het tenderproces altijd met een kick-off, zodat iedereen dezelfde winstrategie voor ogen heeft. Dan kun je net als Cruijff zeggen: ‘Voordat ik een fout maak, maak ik die fout niet.’ 

2. Werk samen als een team

‘Er werd te weinig gecommuniceerd. We hebben als een kip zonder kop verdedigd’, oordeelde bondscoach Ronald Koeman na de wedstrijd tegen Oostenrijk op 25 juni. Dat het team hiervan had geleerd, bleek een week later tijdens de succesvolle wedstrijd tegen Turkije. ‘We hebben kritiek op elkaar gegeven en iedereen heeft dat geaccepteerd’, blikte Koeman terug. ‘Dat heeft ons als team dichter bij elkaar gebracht.’ Heldere communicatie en een soepele samenwerking vergroten je winkans aanzienlijk. In een tenderteam is dat niet anders. De experts leveren vak- en klantkennis aan, de bidwriter vertaalt alle informatie naar de lezer en de bidmanager stroomlijnt het proces. Tijdens reviewsessies overleggen ze en vullen ze elkaar aan. Zo komen ze samen tot het winnende bod. 

3. Verdiep je in de concurrentie

In de slotminuten van de halve finale liet Oranje zich verrassen door spits Ollie Watkins, die Engeland de winnende treffer bezorgde. Een pijnlijk moment met een pijnlijke conclusie: de defensie heeft zijn snelheid en doelgerichtheid onderschat. Ook bij een aanbesteding is dat een recept voor verlies. Bedenk daarom goed welke concurrenten naar verwachting meedoen aan de tender. Waarin onderscheidt jullie aanbod zich? Schat je in dat de concurrentie een lagere prijs aanbiedt? Vraag je dan af hoe je dat compenseert met een hogere beoordeling op kwaliteit.  

4. Leer van je fouten 

Uit de resultaten van dit EK zijn voor Oranje genoeg lessen te halen met oog op het WK van 2026. De coaching vanuit de achterste linies kan beter. Er zijn harde keuzes nodig op het middenveld. En het zou enorm helpen als Frenkie de Jong niet meer geblesseerd raakt. Ook als je een tender verloren hebt, is het waardevol om je te verdiepen in de redenen waarom je bent afgewezen. Welke kansen heb je laten liggen? Waarom heeft dat andere bedrijf de aanbesteding gewonnen? Een evaluatie helpt je om je eigen aanbod te verbeteren. Heb je een frisse blik nodig, schakel dan een Tendertijger in om jullie kwaliteitsplannen te reviewen. Samen kijken we wat er nodig is om een volgende keer de overwinning te vieren.

Een voetbalwedstrijd of een tender verliezen is allebei pijnlijk. Maar goed verliezen betekent dat je weet hoe je een volgende keer wint.

In het kort 

  • Voorkom verlies door een goede voorbereiding en een soepele samenwerking binnen je tenderteam. 
  • Verdiep je in de concurrent. Maak je het verschil met prijs of kwaliteit? En hoe onderscheid je je daarin? 
  • Leer van je verlies. Waarom heeft je concurrent wel gewonnen? Welke kansen heb je laten liggen? 

De foto bij deze blog is gemaakt door Minke Pettersson van Pink Lemon Socials, voorafgaand aan de wedstrijd van Oranje tegen Engeland in Dortmund

Schrijft een robot straks jouw tendertekst? 

/in /door

Tekstschrijven met hulp van AI-systemen is een hype. Als zakelijke schrijver heb je er vast wel eens aan gesnuffeld – of er zelfs al een innige relatie mee ontwikkeld. Maar kun je ChatGPT, Gemini of Bing ook gebruiken voor het schrijven van aanbestedingsteksten? Tendertijgers zocht het voor je uit.   

Aan open deuren geen gebrek

Blogs schrijven kost tijd. Tijd die ik liever zou besteden aan het halen van Belangrijke Deadlines. Daarom schakel ik Gemini, Google’s tekstrobot, in bij het schrijven van deze blog. ‘Heb je vijf tips voor het schrijven van een aanbestedingstekst met hulp van AI?’ vraag ik haar. Hou je vast (tromgeroffel!): ‘Voordat u begint met schrijven, is het belangrijk om uw doelstellingen met de tendertekst te definiëren’ is de eerste tip die ik krijg. Gevolgd door ‘AI-tools kunnen uw tekst analyseren op grammatica, spelfouten, stijl en consistentie.’ Duh. Dat snappen we zelf ook wel. 

Een beetje van jezelf en een beetje van AI

Bij AI-systemen geldt: hoe specifieker je prompt, hoe bruikbaarder je antwoord. Daarom vraag ik door. Nu krijg ik betere suggesties voor bidwriting met hulp van AI. Ik noem de tips hieronder, met mijn eigen aanvullingen. Een beetje van mezelf en een beetje van Gemini. 

Tip 1: AI helpt je bij je voorbereiding

Voor je begint met schrijven, lees je het liefst zoveel mogelijk achtergrondinformatie. Je gaat op zoek naar gegevens over de aanbestedende organisatie, de concurrentie en de markt. Dit kun je prima door de robots laten doen.

Tip 2: AI dwingt je te specificeren, door te vragen en te checken

Formuleer je prompt zo precies mogelijk. En vraag door als het antwoord je niet bevalt. Zo groeien ChatGPT en consorten uit tot zoekmachines formaatje XXL. Maar pas op: vaar niet blind op alles wat in dat razende tempo je scherm vult. Check de bronnen. Altijd. Steeds vaker krijg je die bron trouwens meteen te zien via links onder de tekst. 

Tip 3: AI inspireert

Loop je vast bij het schrijven? AI-systemen geven je inspiratie. Bijvoorbeeld bij het vinden van de mogelijke risico’s en beheersmaatregelen. Of over manieren om te verduurzamen of de kwaliteit te verbeteren. Natuurlijk kun je de aangedragen voorbeelden niet een-op-een overnemen. Maar ze helpen je wel op weg.

Tip 4: AI maakt wollige taal helder en concreet

Krijg je ingewikkelde stukken aangeleverd als brontekst voor het schrijven van het bid? Vraag de robots of ze de teksten leesbaar maken. Je geeft bijvoorbeeld de opdracht om passieve zinnen actief te maken. En om lastige termen als ‘personen die ten behoeve van de school met taken zijn belast’ of ’toegankelijke faciliteit’ te verduidelijken.

Tip 5: verberg je klant

Bedenk voordat je gaat copy-pasten wel, dat de teksten die je kreeg vertrouwelijk zijn. Alles wat je de AI-robots voert, duikt vroeg of laat weer ergens op. Haal bedrijfsafspraken en namen van personen en bedrijven dus altijd uit de teksten die je invoert in een AI-systeem. Doe dit door de bedrijfsnaam te vervangen door bijvoorbeeld Firma XYZ. En uiteraard houd je informatie die niet bij de concurrent terecht mag komen uit de grijpgrage vingers van de schrijfrobots. 

De belangrijkste tip – en deze is 100% van Tendertijgers: blijf zelf aan het roer

ChatGPT en Gemini zijn fantastische hulpmiddelen. Ze brengen je op nieuwe ideeën, zoeken informatie voor je op en helpen je bij het herschrijven. Maar bij aanbestedingen is meer nodig. Je moet weten waar het bij de klant écht om draait. En waar het pijn doet. Vervolgens kom jij met de oplossing. Op basis van creativiteit, oplossend vermogen en persoonlijke inleving. En dat kan AI echt nog niet.

Realiseer je dat AI-systemen zijn ontworpen op basis van informatie uit het verleden. Wat schrijvers vóór jou ooit hebben bedacht. Omgaan met unieke en concrete onvoorspelbare situaties lukt de robots niet. Ook zie ik ze nog geen dialoog aangaan met de specialisten die je nodig hebt om de kern en kracht van het bod te verwoorden. Zal misschien ooit komen, maar nu nog niet.  


AI: geniet, maar vertrouw met mate. 

Jij blijft de baas over je aanbestedingstekst. 

Dus die schattige tijgerrobot als maatje bij ons op kantoor? Nog maar even niet.

In het kort

  • AI-systemen helpen je bij het vinden van informatie. Formuleer je prompt (= je vraag) daarbij zo precies mogelijk.
  • Wollige taal kun je door AI laten herschrijven. Maar pas op: geef de schrijfrobots geen vertrouwelijke informatie.
  •  AI-systemen zijn hulpmiddelen. Meer niet. Jij blijft de baas over je tendertekst. 

De afbeelding bij deze blog is door AI gegenereerd via Magic Media van Canva 

Voorkom passief taalgebruik in je offertes: schrijf actief!

/in /door


Het is een bekend schrijfadvies: schrijf actief, vermijd passief taalgebruik. Maar wat is passief taalgebruik precies? Hoe herken je het? En hoe zorg je voor een actieve stijl in je offerte of aanbestedingstekst?

Wat is passief taalgebruik?

Passief taalgebruik wordt ook wel de lijdende vorm genoemd. Je herkent de lijdende vorm aan zinnen waarin iets belangrijks ontbreekt: de persoon die de handeling uitvoert. De eerste zin van deze alinea is een goed voorbeeld. De actieve variant zou zijn:

‘Veel mensen noemen passief taalgebruik ook wel de lijdende vorm.‘

Je herkent passieven aan het werkwoord ‘worden’ of ‘zijn’ in combinatie met een voltooid deelwoord: 

‘De tekst wordt geschreven.‘

‘De offerte is vanochtend ingediend.‘

Hoe maak je passieve zinnen actief in je offerte?

Passieven maken je tekst onnodig vaag doordat niet duidelijk is wie of wat de handeling uitvoert. Je maakt ze eenvoudig actief door de handelende persoon of personen als onderwerp toe te voegen:

PassiefActief
De tekst wordt geschreven.Janneke schrijft de tekst.
De offerte is vanochtend ingediend.De bidmanager heeft de offerte vanochtend ingediend.

Soms is de lijdende vorm wel handig

Tijd voor nuance. De lijdende vorm heeft soms een subtiel effect dat van pas kan komen. Een bekend voorbeeld vind je in instructieteksten. Louise Cornelis (die onderzoek deed naar passieven) laat bijvoorbeeld zien dat je met de passief een handig verschil maakt tussen de handelingen die een gebruiker uitvoert en wat een computer vervolgens automatisch doet: 

‘Als u op F7 drukt, wordt het document afgedrukt.’

Een passief is ook handig als je om de hete brij wilt heen draaien. Sterker nog: dat is de reden waarop je deze vorm zo vaak tegenkomt.

Neem bijvoorbeeld deze zin: ‘De directie bezuinigt volgend jaar 1 miljoen op personeelskosten.’ Wil je de directie uit de wind houden? Dan schrijf je: 

‘Er wordt de komende jaren 1 miljoen bezuinigd op personeelskosten.‘

De lijdende vorm helpt je om aandacht te sturen in een offerte

En soms is een passief gewoon een manier om de aandacht van je lezers te vestigen op de belangrijkste informatie:

‘We gaan in deze workshops dieper in op het nieuwe duurzaamheidsbeleid. Deze workshops worden verzorgd door onze vaste consultant, inmiddels een vertrouwd gezicht voor uw medewerkers.‘

De lijdende vorm in de tweede zin is hier een trucje om aan te sluiten op de vorige zin (‘Deze workshops’) en nadruk te leggen op de vaste consultant. Deze voorbeelden laten zien dat je niet blindelings alle vormen van ‘wordt’ en ‘worden’ in je tekst hoeft te schrappen. Misschien gaat er een subtiel effect verloren.

Nog een nuance: ‘worden’ is niet altijd passief

Roept iemand verontwaardigd dat er ‘wordt’ of ‘worden’ in je tekst staat? Dat hoeft niet altijd te betekenen dat het om een passief gaat. De werkwoorden ‘zijn’ en ‘worden’ zonder voltooid deelwoord zijn geen passieven:

‘De tekst wordt mooi.‘

‘De offerte is klaar om in te dienen.‘

In het kort

  • De lijdende vorm (passief) maakt je teksten vaag omdat het onderwerp ontbreekt.
  • Je maakt je tekst weer actief door de handelende persoon of personen als onderwerp toe te voegen.
  • Let op: soms heeft een lijdende vorm wel degelijk een gewenst effect. Bekijk elk geval dus apart.

De foto bij deze blog is van Peter Conlan voor Unsplash

Zo maak je bondige briefings voor je schrijfteam

/in /door


Een tendertekst heeft vaak vele schrijvers. En dat is begrijpelijk: wil je echt de diepte in, dan maak je gebruik van de diverse specialisaties binnen jouw bedrijf. Het heeft veel voordelen om al deze schrijvers een goede briefing te geven, nog voordat ze één letter op het scherm hebben gezet. Hoe zo’n briefing (= stappenplan of handleiding) eruitziet, lees je in deze blog.

Waarom een briefing?

Schrijven is niet ieders hobby. De briefing vertelt stap voor stap wat er van elke expert verwacht wordt. En dat motiveert. Daarnaast helpt de briefing je aan eenheid in je tekst. Want elke medewerker heeft zijn eigen schrijfstijl. Afspraken vooraf voorkomen dat de manieren van schrijven binnen je aanbod erg uiteenlopen. Zo krijg je een meer uniform geheel. 

Wat zet je in de briefing voor een tendertekst?

In de briefing zet je de afspraken over vorm en inhoud op een rij. Een paar suggesties:

  • Maak afspraken over de opbouw van de tekst. Wat zet je in de inleiding van elk gunningscriterium? En hoe zien jullie tussenkoppen eruit?
  • Bekijk per gunningscriterium welke vragen de opdrachtgever stelt. Zet die vragen in de briefing van dat gunningscriterium op een rij. Zorg dat de schrijver aansluit op deze vragen – zo SMART mogelijk. Geef je collega’s als tip dat ze steeds op zoek gaan naar concrete voorbeelden, feiten en cijfers. 
  • Maak schrijfafspraken. Bijvoorbeeld over het voorkomen van lange ingewikkelde zinnen. Maximaal 20 woorden per zin heeft de voorkeur. Verder maak je afspraken over zaken als aanspreekvorm (‘u’ of ‘je’), het gebruik van ‘we’ en een actieve schrijfstijl. 
  • In een woordenlijst zet je de meest voorkomende (vak)termen op een rij. Zo weet iedereen welke termen jullie gebruiken en hoe je deze woorden schrijft. 

Een goede briefing is het halve werk

Hoe beter jouw collega’s de briefing volgen, hoe scherper hun teksten. Natuurlijk blijft het nog nodig om mee te lezen, elkaar feedback te geven en de laatste versie van de teksten te redigeren. Daarbij helpen wij je graag! 

In het kort

  • De briefing bij een tendertekst vertelt stap voor stap wat er van elke expert verwacht wordt. In de briefing zet je de afspraken over vorm en inhoud op een rij. 
  • Maak afspraken over schrijfstijl, veelgebruikte termen en de opbouw van de tekst. Adviseer de schrijvers ook om zo SMART mogelijk te zijn en de vraag van de opdrachtgever zo precies mogelijk te beantwoorden. 
  • Een goede briefing is het halve werk: natuurlijk blijven feedbackrondes en een laatste herschrijving nog nodig. 

De kleur van je ´brand´ is de toon van je bod

/in /door



Brand persona heet het: de lokkende karaktereigenschappen van een merk of organisatie. Een financiële instelling moet deskundig en betrouwbaar zijn. Een startup disruptive. De kaasboer persoonlijk en authentiek. Hanteer je je persona actief en consequent, dan nestel je je in het brein van de klant. Zoals de glimlach van Coolblue. Onderscheidend in de oceaan van aanbieders. En onderscheid is hard nodig: veel producten of diensten lijken op elkaar. Hoe gebruik je de eigenschappen van jouw bedrijf om je tendertekst onderscheidend in de verf te zetten? In dit blog geven we je een stappenplan.



Stap 1. Begin met de vier belangrijkste eigenschappen + één superieure


Stel jezelf de simpele vraag: ‘Hoe zou ons bedrijf (willen) overkomen als het een mens zou zijn?’ Bij Tendertijgers raden we je aan de vier belangrijkste eigenschappen van je bedrijf te noemen.  Waarschijnlijk kom je veel verder dan vier. Parkeer die, concentreer je op kern. Op basis van deze vier zoek je een overtreffende trap. Eén supereigenschap als overkoepelend thema. Coolblue hanteert de glimlach, ondersteund door de vier pijlers: persoonlijk, hulpvaardig, grappig, deskundig. De vier eigenschappen + één allerbelangrijkste: die veroorzaken dat blije gevoel van Coolblue. 

Stap 2. Verbind de persona-eigenschappen aan concreet gedrag 


Brand persona-sessies doe je met elkaar. Baliemedewerkers, mensen van reparatiedienst, financieel directeur. Allemaal krijg je dezelfde vragen. Wie zijn we en waarom doen we ‘het’ ook alweer? En wat doen we dan precies om ‘dat’ te bereiken? Dit is de vertaalslag van de brand persona naar concrete handelingen op de werkvloer. En als iemand aankomt met ‘we zetten de klant centraal’ vraag dan dóór: hoe merkt de klant dat dan? Zo verzamel een lijst met concrete doe-voorbeelden per eigenschap. Altijd handig. Ook als voorbeeld in je aanbesteding. 


Stap 3. Kies woorden die bij je passen


Gebruik je ‘jij’ of ‘u’? ‘Risico’ of ‘kans’? ´Gratis´ of ´kosteloos´? Elk woord heeft een eigen kleur en kan jouw aanbod versterken. Daar gaat de volgende stap over. Schrijf bij elke eigenschap woorden die goed bij die eigenschap en dus bij jouw bedrijf passen. Let ook eens op klank: woorden met zachte klanten doen het beter bij een mensgericht bedrijf. Terwijl woorden met een scherpe s of k beter gedijen in een commerciële omgeving. Let ook eens op woorden die je in jouw branche beter niet gebruikt. Zoals business doornormaal is B2B maar vaak niet in de publieke sector. Aan het eind van deze actie heb je vijf potjes gevuld met ´plus´ en ´min´ woorden. Daarmee kleur je je taal naar medewerkers, klanten, concurrenten, aandeelhouders, belangengroepen en andere stakeholders.

Stap 4. Raak de klant met gevoel 


Een bedrijf dat hulpvaardig is, voorkomt vage clichés (‘hoog in het vaandel!’) of logge containerbegrippen (‘ons klantenbeheerprotocol’). Het bedrijf zegt evenmin: ‘U kunt ons altijd bellen want service zit in ons DNA’. Het bedrijf zegt wel: ‘Voel je niet bezwaard, we begrijpen dat de opstart van ons nieuwe product vragen met zich meebrengt. Bel me op mijn mobiele nummer, en ik help je direct verder. Zelfs in de avonduren.’ Daarmee breng je over: ik ben naast aanbieder vooral de partner die direct naast je staat. De klant voelt het verschil. En dat allemaal dankzij je brand persona.

In het kort

  • Beschrijf je bedrijf als mens: vertaal wat je bedrijf is in vier positieve eigenschappen die typerend zijn. Zoek naar één overkoepelend thema 
  • Benoem bij elke eigenschap drie concrete voorbeelden in de praktijk. Wat dóen we als we klantgerichtheid zeggen?
  • Maak bij elke eigenschap een lijst woorden die de eigenschap kleuren. Maak ook een lijst van verboden woorden. 
  • Met een consistent doorgevoerde brand persona versterk je de herkenbaarheid, geloofwaardigheid en loyaliteit.



Onze top 3 interviewtips voor bidwriters

/in /door

Tenderteksten schrijven betekent onder andere heel veel vragen stellen. Hoe zorg je ervoor dat je de juiste antwoorden krijgt voor je offerte? We geven je onze 3 beste tips om je informatie boven tafel te krijgen.

Tip 1: stel domme vragen als je een offerte schrijft

Domme vragen bestaan niet, luidt een bekende volkswijsheid. Toch zal iedereen de angst herkennen om een domme vraag te stellen. ‘Ik ben waarschijnlijk de enige die het niet begrepen heeft, want niemand anders stelt een vraag.’ 

Het is de hoogste tijd om een lans te breken voor de domme vraag. Want domme vragen bestaan natuurlijk wel. Als wij offertes schrijven, stellen wij ze continu. Domme vragen zetten anderen aan het denken over ingesleten gewoonten, veronderstelde zekerheden en verzwegen misverstanden. Of ze onderzoeken de vraag achter de vraag. Vragen kunnen wat ons betreft niet dom genoeg zijn.

Tip 2: vraag door en vraag door

LSD is behalve een geestverruimend middel ook een gesprekstechniek. De letters staan voor luisteren, samenvatten en doorvragen. Luisteren is belangrijk om je gesprekspartner te laten zien dat je oprecht geïnteresseerd bent. Samenvatten is belangrijk om te toetsen of je de rode draad goed begrepen hebt. 

Doorvragen is wat ons betreft de belangrijkste stap in het rijtje. Doorvragen betekent dat je geen genoegen neemt met een antwoord en dat je naar details of onderbouwing vraagt. Goede vervolgvragen zijn bijvoorbeeld:

  • Waarom doen we het op deze manier? 
  • Kun je een voorbeeld geven? 
  • Wat is het effect van onze aanpak? 
  • Wat draagt dit bij aan de doelstellingen van de aanbesteder? 
  • Wat doen we anders dan onze concurrenten? Waarmee onderscheiden we ons?

Heb je geen antwoord op je vraag? Vraag dan nog eens door. Soms is de beste manier van doorvragen om een stilte te laten vallen of een woord te herhalen. ‘Een veilige oplossing, zeg je?’ Je zult zien dat de ander daarop inhaakt en verder vertelt. 

Tip 3: ben ik iets vergeten te vragen?

In de hitte van het gesprek vergeten mensen wel eens iets belangrijks te noemen. Eindig daarom met een metavraag: ‘Ben ik iets vergeten te vragen?’ Of: ‘Wil je nog iets kwijt voor de offerte dat we niet hebben besproken?’ Je zult zien dat dat vaak nog interessante input oplevert!

In het kort

  • Wees niet bang om domme vragen te stellen voor je offerte. Daarmee zet je anderen aan het denken, bijvoorbeeld over ingesleten gewoonten.
  • Luister goed, vat antwoorden samen en vraag door als je nog niet tevreden bent.
  • Vraag aan het eind of iemand iets kwijt wil dat nog niet besproken is.

De foto bij deze blog is van Van Tay Media voor Unsplash