Veel aanbestedingen lijken op elkaar, zeker van een afstandje. Implementatieplan, duurzaamheidbeleid, SROI: sommige gunningscriteria keren vaak terug. Het is verleidelijk om dan terug te vallen op oude offertes.
De grootste valkuil van een aanbesteding? Meteen beginnen met schrijven. We weten het: de verleiding is groot. ‘Visie en maatregelen op het gebied van duurzaamheid? Die hebben we al eens beschreven.’ Knip, plak, klaar. Toch?
Nee. Meteen beginnen met schrijven is een valkuil omdat je door je eigen bril blijft kijken. En dan ga je voorbij aan de vraag achter de vraag.
De vraag achter de vraag… Dat klinkt bijna als een esoterische wijsheid of een vaag cliché. Maar we denken dat er echt een ‘vraag achter de vraag’ is. En die vraag is eigenlijk heel eenvoudig: waarom stelt de aanbesteder deze vraag?
Dus in het voorbeeld dat we net noemden: waarom wil de aanbesteder weten wat je doet op het gebied van duurzaamheid?
Waarom stelt de aanbesteder deze vraag? Als je jezelf deze waarom-vraag stelt, kom je vanzelf uit bij de kern: wat zijn de doelstellingen van de aanbesteder, wat wil de aanbesteder bereiken met de aanbesteding? Zo daag je je collega’s uit om al hun klantkennis in te brengen.
Dankzij de waarom-vraag krijg je scherp in beeld wat de aanbesteder wil horen. Je voorkomt dat je door je eigen bril blijft kijken. Je verplaatst je echt in de aanbesteder. En de kans is groter dat jouw antwoord aansluit bij wat de beoordelaars willen lezen.
Aanbestedingen kennen vaak strakke deadlines. Logisch dus dat je in het tenderproces meteen aan het werk wilt. Maar begin niet te snel met schrijven. Zorgvuldig lezen gaat altijd voor. Waarom? Je bespaart tijd en voorkomt blunders.
Aanbestedingsleidraden en Request for Proposals zijn vaak niet de meest aantrekkelijke lectuur. We kunnen ons voorstellen dat je liever een spannende roman leest. Toch is het belangrijk om het document van a tot z door te nemen. Neem de tijd. Lees. En lees dan nog eens. Vraag je af: kunnen we dit leveren? Zijn we onderscheidend genoeg? Sluit ons aanbod hierop aan? Of heeft het geen zin om te reageren? Dit noemen we ook wel de ‘bid/ no bid-fase’. Denk je dat je een onderscheidend aanbod hebt, ga dan na: wat is precies de vraag? Wat wordt hiermee bedoeld?
De bekendmaking van de opdracht bestaat uit een pdf met de aanbestedingsleidraad: het verlanglijstje van de opdrachtgever. Het is vaak een flink document. Maar als je het opdeelt, zie je deze structuur:
Het lezen en begrijpen van een aanbestedingsdocument is een kunst. Wat dacht je van deze zin:
‘Indien u zich bij uw offerte beroept op de financiële en economische draagkracht én/of op de bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen is dit mogelijk mits u kunt aantonen dat u kan beschikken over de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen.’
‘Financiële en economische draagkracht’, ‘natuurlijke of rechtspersonen’, ‘de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen’: wat betekent het precies? Als je geen jurist of tendermanager in de buurt hebt, kost het ontcijferen van de eisen je vaak al hoofdbrekens.
Of neem deze:
‘De aanmeldingen worden op basis van een relatieve beoordelingssystematiek beoordeeld.’ Pardon, wat bedoelt u ..?
Fotocredits: Benzoix voor Freepik
‘We kunnen direct na gunning met de implementatie beginnen.’ Prima zin, op het eerste oog. Grammaticaal correct. Toch hoor je vaak dat het beter is om ‘kunnen’ en ‘zullen’ te vermijden in offertes en aanbestedingsteksten. Waarom eigenlijk?
rafael@tendertijgers.nl
06 51 18 19 38
olga@tendertijgers.nl
06 24 21 18 09