Zo maak je bondige briefings voor je schrijfteam
Een tendertekst heeft vaak vele schrijvers. En dat is begrijpelijk: wil je echt de diepte in, dan maak je gebruik van de diverse specialisaties binnen jouw bedrijf. Het heeft veel voordelen om al deze schrijvers een goede briefing te geven, nog voordat ze één letter op het scherm hebben gezet. Hoe zo’n briefing (= stappenplan of handleiding) eruitziet, lees je in deze blog.
Waarom een briefing?
Schrijven is niet ieders hobby. De briefing vertelt stap voor stap wat er van elke expert verwacht wordt. En dat motiveert. Daarnaast helpt de briefing je aan eenheid in je tekst. Want elke medewerker heeft zijn eigen schrijfstijl. Afspraken vooraf voorkomen dat de manieren van schrijven binnen je aanbod erg uiteenlopen. Zo krijg je een meer uniform geheel.
Wat zet je in de briefing voor een tendertekst?
In de briefing zet je de afspraken over vorm en inhoud op een rij. Een paar suggesties:
- Maak afspraken over de opbouw van de tekst. Wat zet je in de inleiding van elk gunningscriterium? En hoe zien jullie tussenkoppen eruit?
- Bekijk per gunningscriterium welke vragen de opdrachtgever stelt. Zet die vragen in de briefing van dat gunningscriterium op een rij. Zorg dat de schrijver aansluit op deze vragen – zo SMART mogelijk. Geef je collega’s als tip dat ze steeds op zoek gaan naar concrete voorbeelden, feiten en cijfers.
- Maak schrijfafspraken. Bijvoorbeeld over het voorkomen van lange ingewikkelde zinnen. Maximaal 20 woorden per zin heeft de voorkeur. Verder maak je afspraken over zaken als aanspreekvorm (‘u’ of ‘je’), het gebruik van ‘we’ en een actieve schrijfstijl.
- In een woordenlijst zet je de meest voorkomende (vak)termen op een rij. Zo weet iedereen welke termen jullie gebruiken en hoe je deze woorden schrijft.
Een goede briefing is het halve werk
Hoe beter jouw collega’s de briefing volgen, hoe scherper hun teksten. Natuurlijk blijft het nog nodig om mee te lezen, elkaar feedback te geven en de laatste versie van de teksten te redigeren. Daarbij helpen wij je graag!
In het kort
- De briefing bij een tendertekst vertelt stap voor stap wat er van elke expert verwacht wordt. In de briefing zet je de afspraken over vorm en inhoud op een rij.
- Maak afspraken over schrijfstijl, veelgebruikte termen en de opbouw van de tekst. Adviseer de schrijvers ook om zo SMART mogelijk te zijn en de vraag van de opdrachtgever zo precies mogelijk te beantwoorden.
- Een goede briefing is het halve werk: natuurlijk blijven feedbackrondes en een laatste herschrijving nog nodig.
