Schrijft een robot straks jouw tendertekst? 

Tekstschrijven met hulp van AI-systemen is een hype. Als zakelijke schrijver heb je er vast wel eens aan gesnuffeld – of er zelfs al een innige relatie mee ontwikkeld. Maar kun je ChatGPT, Gemini of Bing ook gebruiken voor het schrijven van aanbestedingsteksten? Tendertijgers zocht het voor je uit.   

Aan open deuren geen gebrek

Blogs schrijven kost tijd. Tijd die ik liever zou besteden aan het halen van Belangrijke Deadlines. Daarom schakel ik Gemini, Google’s tekstrobot, in bij het schrijven van deze blog. ‘Heb je vijf tips voor het schrijven van een aanbestedingstekst met hulp van AI?’ vraag ik haar. Hou je vast (tromgeroffel!): ‘Voordat u begint met schrijven, is het belangrijk om uw doelstellingen met de tendertekst te definiëren’ is de eerste tip die ik krijg. Gevolgd door ‘AI-tools kunnen uw tekst analyseren op grammatica, spelfouten, stijl en consistentie.’ Duh. Dat snappen we zelf ook wel. 

Een beetje van jezelf en een beetje van AI

Bij AI-systemen geldt: hoe specifieker je prompt, hoe bruikbaarder je antwoord. Daarom vraag ik door. Nu krijg ik betere suggesties voor bidwriting met hulp van AI. Ik noem de tips hieronder, met mijn eigen aanvullingen. Een beetje van mezelf en een beetje van Gemini. 

Tip 1: AI helpt je bij je voorbereiding

Voor je begint met schrijven, lees je het liefst zoveel mogelijk achtergrondinformatie. Je gaat op zoek naar gegevens over de aanbestedende organisatie, de concurrentie en de markt. Dit kun je prima door de robots laten doen.

Tip 2: AI dwingt je te specificeren, door te vragen en te checken

Formuleer je prompt zo precies mogelijk. En vraag door als het antwoord je niet bevalt. Zo groeien ChatGPT en consorten uit tot zoekmachines formaatje XXL. Maar pas op: vaar niet blind op alles wat in dat razende tempo je scherm vult. Check de bronnen. Altijd. Steeds vaker krijg je die bron trouwens meteen te zien via links onder de tekst. 

Tip 3: AI inspireert

Loop je vast bij het schrijven? AI-systemen geven je inspiratie. Bijvoorbeeld bij het vinden van de mogelijke risico’s en beheersmaatregelen. Of over manieren om te verduurzamen of de kwaliteit te verbeteren. Natuurlijk kun je de aangedragen voorbeelden niet een-op-een overnemen. Maar ze helpen je wel op weg.

Tip 4: AI maakt wollige taal helder en concreet

Krijg je ingewikkelde stukken aangeleverd als brontekst voor het schrijven van het bid? Vraag de robots of ze de teksten leesbaar maken. Je geeft bijvoorbeeld de opdracht om passieve zinnen actief te maken. En om lastige termen als ‘personen die ten behoeve van de school met taken zijn belast’ of ’toegankelijke faciliteit’ te verduidelijken.

Tip 5: verberg je klant

Bedenk voordat je gaat copy-pasten wel, dat de teksten die je kreeg vertrouwelijk zijn. Alles wat je de AI-robots voert, duikt vroeg of laat weer ergens op. Haal bedrijfsafspraken en namen van personen en bedrijven dus altijd uit de teksten die je invoert in een AI-systeem. Doe dit door de bedrijfsnaam te vervangen door bijvoorbeeld Firma XYZ. En uiteraard houd je informatie die niet bij de concurrent terecht mag komen uit de grijpgrage vingers van de schrijfrobots. 

De belangrijkste tip – en deze is 100% van Tendertijgers: blijf zelf aan het roer

ChatGPT en Gemini zijn fantastische hulpmiddelen. Ze brengen je op nieuwe ideeën, zoeken informatie voor je op en helpen je bij het herschrijven. Maar bij aanbestedingen is meer nodig. Je moet weten waar het bij de klant écht om draait. En waar het pijn doet. Vervolgens kom jij met de oplossing. Op basis van creativiteit, oplossend vermogen en persoonlijke inleving. En dat kan AI echt nog niet.

Realiseer je dat AI-systemen zijn ontworpen op basis van informatie uit het verleden. Wat schrijvers vóór jou ooit hebben bedacht. Omgaan met unieke en concrete onvoorspelbare situaties lukt de robots niet. Ook zie ik ze nog geen dialoog aangaan met de specialisten die je nodig hebt om de kern en kracht van het bod te verwoorden. Zal misschien ooit komen, maar nu nog niet.  

AI: geniet, maar vertrouw met mate. 

Jij blijft de baas over je aanbestedingstekst. 

Dus die schattige tijgerrobot als maatje bij ons op kantoor? Nog maar even niet.

In het kort

• AI-systemen helpen je bij het vinden van informatie. Formuleer je prompt (= je vraag) daarbij zo precies mogelijk.
• Wollige taal kun je door AI laten herschrijven. Maar pas op: geef de schrijfrobots geen vertrouwelijke informatie.
•  AI-systemen zijn hulpmiddelen. Meer niet. Jij blijft de baas over je tendertekst. 

De afbeelding bij deze blog is door AI gegenereerd via Magic Media van Canva