Teksten hergebruiken? Begin liever met een schone lei
Veel aanbestedingen lijken op elkaar, zeker van een afstandje. Implementatieplan, duurzaamheidbeleid, SROI: sommige gunningscriteria keren vaak terug. Het is verleidelijk om dan terug te vallen op oude offertes. Zeker als je op een vergelijkbaar criterium goed gescoord hebt. Waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden?
Hergebruik van offerteteksten is riskant
Er kleeft een risico aan het hergebruik van succesvolle offerteteksten: de kans is groot dat je voorbij gaat aan de vraag van de aanbesteder. En juist die vraag, daar draait het om. Duurzaamheid is misschen een vast onderwerp in alle aanbestedingen, maar de ene aanbesteder heeft andere doelen en wensen dan de ander.
Zet de vraag van de aanbesteder centraal
Je omzeilt deze valkuil door de vraag van de aanbesteder centraal te stellen. Begin met een analyse van de gunningscriteria en de doelstellingen van de aanbesteder. Wat bedoelt de aanbieder precies? En wat is de vraag achter de vraag? Maak vervolgens een eerste ‘kapstok’ voor je antwoord.
Kijk pas daarna of je content kunt hergebruiken
In deze kapstok zet je een samenvatting van je antwoord in een duidelijke structuur. Daarna verzamel je alle content om je antwoord uit te werken. Dat kunnen cijfers zijn, interviews of… teksten uit eerdere offertes die goed beoordeeld zijn. Denk er wel aan om deze teksten op maat te maken, bijvoorbeeld door een verbinding te leggen met de doelstellingen van de aanbesteder.
Zie de aanbesteder als een gast in je restaurant
We hoorden laatst een mooie metafoor: het schrijven van een offerte is vergelijkbaar met het koken van een mooi gerecht in een restaurant. Je vraagt eerst wat je gasten willen eten en of ze allergieën of dieetwensen hebben. Pas dan ga je in de keuken aan de slag.
Met offertes is het niet anders. Waarschijnlijk bestaan je teksten voor 80% uit dezelfde ingrediënten, maar je scoort alleen als je ze telkens opnieuw combineert zodat je goed inspeelt op alle wensen.
Succes in de keuken!
In het kort
- Verdiep je eerst in de vraag van de aanbesteder en maak een kapstok voor je offerte
- Bekijk daarna pas welke passages uit eerdere offertes je kunt hergebruiken
- Maak hergebruikte teksten op maat. Zo zorg je voor herkenning.
