Help je lezer: structureer op maat  

Een goede structuur is misschien wel het allerbelangrijkste van een aanbestedingstekst. Denk alleen al aan de mensen van de afdeling inkoop bij de opdrachtgever, die tientallen documenten moeten doorploegen. In gedachten horen we hun tevreden gegrom bij jouw makkelijk scanbare tekst. Hoe tover je die glimlach op hun gezicht? 

Je leidraad: de gunningscriteria

Bij een aanbestedingstekst hoef je niet zelf te prakkiseren over de hoofdstukindeling. Je gebruikt simpelweg de gunningscriteria als leidraad: de wensen uit het Programma van Eisen. De aanbestedende dienst wil antwoord op díe vragen. Geef die antwoorden dan ook. Precies in de volgorde die gevraagd wordt. Gebruik daarbij zoveel mogelijk de woorden die de opdrachtgever gebruikt. De vraag is bijvoorbeeld: ‘Geef aan hoe u de klanttevredenheid meet en borgt binnen uw organisatie.’ Jij begint de antwoordalinea dan met: ‘U wilt weten hoe wij de klanttevredenheid meten en borgen binnen onze organisatie.’ De opdrachtgever ziet hier zijn eigen punten terug. Die herkenning werkt goed. 

Tussenkoppen: liefst boven élke alinea 

Een tekst zonder tussenkoppen is als een stapel diepvriesdozen zonder etiket. Zat er nou stamppot rodekool in dit bakje? Of was het dat zelfgemaakte aardbeienijs? Geef daarom elke alinea een kopje. In dat kopje meld je zo concreet mogelijk wat er in de alinea staat. Zo geef je je lezer overzicht.

Maak typografisch onderscheid tussen de titel van het hoofdstuk en de tussenkopjes per alinea. De hoofdstuktitel is het gunningscriterium uit het Programma van Eisen. Deze titel maak je bij voorkeur vet, of geef je een kleur. De alinea’s binnen dit hoofdstuk geef je een cursief tussenkopje. 

Kernboodschap eerst: de piramidestructuur 

Breng ook binnen je alinea’s structuur aan door te kiezen voor piramideschrijven: 

• eerst de kernboodschap – dat is het belangrijkste wat je in die alinea te melden hebt
• dan de onderbouwing, uitleg of voorbeelden

Piramideschrijven is gebaseerd op het pyramid principle van Barbara Minto. Lees meer over piramideschrijven in het boek De kracht van het piramideprincipe 

De rust van voorspelbaarheid

Regelmaat en structuur in je tekst klinkt bijna saai. Maar juist doordat je je lezer de rust gunt van voorspelbaarheid, kun je inhoudelijk uitpakken. Met als resultaat een tekst die eruit springt! 

In het kort

• Gebruik de gunningscriteria als leidraad in je tekst, in de volgorde die de opdrachtgever gebruikt in het Programma van Eisen 
• Zet liefst boven elke alinea een tussenkop die concreet weergeeft wat er in de alinea staat
• Structureer binnen de alinea met behulp van het piramideprincipe: eerst de kernboodschap, dan de onderbouwing 

De foto bij deze blog is van Jan Antonin Kolar voor Unsplash