Berichten

Voorkom passief taalgebruik in je offertes: schrijf actief!

/in /door


Het is een bekend schrijfadvies: schrijf actief, vermijd passief taalgebruik. Maar wat is passief taalgebruik precies? Hoe herken je het? En hoe zorg je voor een actieve stijl in je offerte of aanbestedingstekst?

Wat is passief taalgebruik?

Passief taalgebruik wordt ook wel de lijdende vorm genoemd. Je herkent de lijdende vorm aan zinnen waarin iets belangrijks ontbreekt: de persoon die de handeling uitvoert. De eerste zin van deze alinea is een goed voorbeeld. De actieve variant zou zijn:

‘Veel mensen noemen passief taalgebruik ook wel de lijdende vorm.‘

Je herkent passieven aan het werkwoord ‘worden’ of ‘zijn’ in combinatie met een voltooid deelwoord: 

‘De tekst wordt geschreven.‘

‘De offerte is vanochtend ingediend.‘

Hoe maak je passieve zinnen actief in je offerte?

Passieven maken je tekst onnodig vaag doordat niet duidelijk is wie of wat de handeling uitvoert. Je maakt ze eenvoudig actief door de handelende persoon of personen als onderwerp toe te voegen:

PassiefActief
De tekst wordt geschreven.Janneke schrijft de tekst.
De offerte is vanochtend ingediend.De bidmanager heeft de offerte vanochtend ingediend.

Soms is de lijdende vorm wel handig

Tijd voor nuance. De lijdende vorm heeft soms een subtiel effect dat van pas kan komen. Een bekend voorbeeld vind je in instructieteksten. Louise Cornelis (die onderzoek deed naar passieven) laat bijvoorbeeld zien dat je met de passief een handig verschil maakt tussen de handelingen die een gebruiker uitvoert en wat een computer vervolgens automatisch doet: 

‘Als u op F7 drukt, wordt het document afgedrukt.’

Een passief is ook handig als je om de hete brij wilt heen draaien. Sterker nog: dat is de reden waarop je deze vorm zo vaak tegenkomt.

Neem bijvoorbeeld deze zin: ‘De directie bezuinigt volgend jaar 1 miljoen op personeelskosten.’ Wil je de directie uit de wind houden? Dan schrijf je: 

‘Er wordt de komende jaren 1 miljoen bezuinigd op personeelskosten.‘

De lijdende vorm helpt je om aandacht te sturen in een offerte

En soms is een passief gewoon een manier om de aandacht van je lezers te vestigen op de belangrijkste informatie:

‘We gaan in deze workshops dieper in op het nieuwe duurzaamheidsbeleid. Deze workshops worden verzorgd door onze vaste consultant, inmiddels een vertrouwd gezicht voor uw medewerkers.‘

De lijdende vorm in de tweede zin is hier een trucje om aan te sluiten op de vorige zin (‘Deze workshops’) en nadruk te leggen op de vaste consultant. Deze voorbeelden laten zien dat je niet blindelings alle vormen van ‘wordt’ en ‘worden’ in je tekst hoeft te schrappen. Misschien gaat er een subtiel effect verloren.

Nog een nuance: ‘worden’ is niet altijd passief

Roept iemand verontwaardigd dat er ‘wordt’ of ‘worden’ in je tekst staat? Dat hoeft niet altijd te betekenen dat het om een passief gaat. De werkwoorden ‘zijn’ en ‘worden’ zonder voltooid deelwoord zijn geen passieven:

‘De tekst wordt mooi.‘

‘De offerte is klaar om in te dienen.‘

In het kort

  • De lijdende vorm (passief) maakt je teksten vaag omdat het onderwerp ontbreekt.
  • Je maakt je tekst weer actief door de handelende persoon of personen als onderwerp toe te voegen.
  • Let op: soms heeft een lijdende vorm wel degelijk een gewenst effect. Bekijk elk geval dus apart.

De foto bij deze blog is van Peter Conlan voor Unsplash

De kleur van je ´brand´ is de toon van je bod

/in /door



Brand persona heet het: de lokkende karaktereigenschappen van een merk of organisatie. Een financiële instelling moet deskundig en betrouwbaar zijn. Een startup disruptive. De kaasboer persoonlijk en authentiek. Hanteer je je persona actief en consequent, dan nestel je je in het brein van de klant. Zoals de glimlach van Coolblue. Onderscheidend in de oceaan van aanbieders. En onderscheid is hard nodig: veel producten of diensten lijken op elkaar. Hoe gebruik je de eigenschappen van jouw bedrijf om je tendertekst onderscheidend in de verf te zetten? In dit blog geven we je een stappenplan.



Stap 1. Begin met de vier belangrijkste eigenschappen + één superieure


Stel jezelf de simpele vraag: ‘Hoe zou ons bedrijf (willen) overkomen als het een mens zou zijn?’ Bij Tendertijgers raden we je aan de vier belangrijkste eigenschappen van je bedrijf te noemen.  Waarschijnlijk kom je veel verder dan vier. Parkeer die, concentreer je op kern. Op basis van deze vier zoek je een overtreffende trap. Eén supereigenschap als overkoepelend thema. Coolblue hanteert de glimlach, ondersteund door de vier pijlers: persoonlijk, hulpvaardig, grappig, deskundig. De vier eigenschappen + één allerbelangrijkste: die veroorzaken dat blije gevoel van Coolblue. 

Stap 2. Verbind de persona-eigenschappen aan concreet gedrag 


Brand persona-sessies doe je met elkaar. Baliemedewerkers, mensen van reparatiedienst, financieel directeur. Allemaal krijg je dezelfde vragen. Wie zijn we en waarom doen we ‘het’ ook alweer? En wat doen we dan precies om ‘dat’ te bereiken? Dit is de vertaalslag van de brand persona naar concrete handelingen op de werkvloer. En als iemand aankomt met ‘we zetten de klant centraal’ vraag dan dóór: hoe merkt de klant dat dan? Zo verzamel een lijst met concrete doe-voorbeelden per eigenschap. Altijd handig. Ook als voorbeeld in je aanbesteding. 


Stap 3. Kies woorden die bij je passen


Gebruik je ‘jij’ of ‘u’? ‘Risico’ of ‘kans’? ´Gratis´ of ´kosteloos´? Elk woord heeft een eigen kleur en kan jouw aanbod versterken. Daar gaat de volgende stap over. Schrijf bij elke eigenschap woorden die goed bij die eigenschap en dus bij jouw bedrijf passen. Let ook eens op klank: woorden met zachte klanten doen het beter bij een mensgericht bedrijf. Terwijl woorden met een scherpe s of k beter gedijen in een commerciële omgeving. Let ook eens op woorden die je in jouw branche beter niet gebruikt. Zoals business doornormaal is B2B maar vaak niet in de publieke sector. Aan het eind van deze actie heb je vijf potjes gevuld met ´plus´ en ´min´ woorden. Daarmee kleur je je taal naar medewerkers, klanten, concurrenten, aandeelhouders, belangengroepen en andere stakeholders.

Stap 4. Raak de klant met gevoel 


Een bedrijf dat hulpvaardig is, voorkomt vage clichés (‘hoog in het vaandel!’) of logge containerbegrippen (‘ons klantenbeheerprotocol’). Het bedrijf zegt evenmin: ‘U kunt ons altijd bellen want service zit in ons DNA’. Het bedrijf zegt wel: ‘Voel je niet bezwaard, we begrijpen dat de opstart van ons nieuwe product vragen met zich meebrengt. Bel me op mijn mobiele nummer, en ik help je direct verder. Zelfs in de avonduren.’ Daarmee breng je over: ik ben naast aanbieder vooral de partner die direct naast je staat. De klant voelt het verschil. En dat allemaal dankzij je brand persona.

In het kort

  • Beschrijf je bedrijf als mens: vertaal wat je bedrijf is in vier positieve eigenschappen die typerend zijn. Zoek naar één overkoepelend thema 
  • Benoem bij elke eigenschap drie concrete voorbeelden in de praktijk. Wat dóen we als we klantgerichtheid zeggen?
  • Maak bij elke eigenschap een lijst woorden die de eigenschap kleuren. Maak ook een lijst van verboden woorden. 
  • Met een consistent doorgevoerde brand persona versterk je de herkenbaarheid, geloofwaardigheid en loyaliteit.



Help je lezer: structureer op maat  

/in /door

Een goede structuur is misschien wel het allerbelangrijkste van een aanbestedingstekst. Denk alleen al aan de mensen van de afdeling inkoop bij de opdrachtgever, die tientallen documenten moeten doorploegen. In gedachten horen we hun tevreden gegrom bij jouw makkelijk scanbare tekst. Hoe tover je die glimlach op hun gezicht? 

Je leidraad: de gunningscriteria

Bij een aanbestedingstekst hoef je niet zelf te prakkiseren over de hoofdstukindeling. Je gebruikt simpelweg de gunningscriteria als leidraad: de wensen uit het Programma van Eisen. De aanbestedende dienst wil antwoord op díe vragen. Geef die antwoorden dan ook. Precies in de volgorde die gevraagd wordt. Gebruik daarbij zoveel mogelijk de woorden die de opdrachtgever gebruikt. De vraag is bijvoorbeeld: ‘Geef aan hoe u de klanttevredenheid meet en borgt binnen uw organisatie.’ Jij begint de antwoordalinea dan met: ‘U wilt weten hoe wij de klanttevredenheid meten en borgen binnen onze organisatie.’ De opdrachtgever ziet hier zijn eigen punten terug. Die herkenning werkt goed. 

Tussenkoppen: liefst boven élke alinea 

Een tekst zonder tussenkoppen is als een stapel diepvriesdozen zonder etiket. Zat er nou stamppot rodekool in dit bakje? Of was het dat zelfgemaakte aardbeienijs? Geef daarom elke alinea een kopje. In dat kopje meld je zo concreet mogelijk wat er in de alinea staat. Zo geef je je lezer overzicht.

Maak typografisch onderscheid tussen de titel van het hoofdstuk en de tussenkopjes per alinea. De hoofdstuktitel is het gunningscriterium uit het Programma van Eisen. Deze titel maak je bij voorkeur vet, of geef je een kleur. De alinea’s binnen dit hoofdstuk geef je een cursief tussenkopje. 

Kernboodschap eerst: de piramidestructuur 

Breng ook binnen je alinea’s structuur aan door te kiezen voor piramideschrijven: 

  • eerst de kernboodschap – dat is het belangrijkste wat je in die alinea te melden hebt
  • dan de onderbouwing, uitleg of voorbeelden

Piramideschrijven is gebaseerd op het pyramid principle van Barbara Minto. Lees meer over piramideschrijven in het boek De kracht van het piramideprincipe 

De rust van voorspelbaarheid

Regelmaat en structuur in je tekst klinkt bijna saai. Maar juist doordat je je lezer de rust gunt van voorspelbaarheid, kun je inhoudelijk uitpakken. Met als resultaat een tekst die eruit springt! 

In het kort

  • Gebruik de gunningscriteria als leidraad in je tekst, in de volgorde die de opdrachtgever gebruikt in het Programma van Eisen 
  • Zet liefst boven elke alinea een tussenkop die concreet weergeeft wat er in de alinea staat
  • Structureer binnen de alinea met behulp van het piramideprincipe: eerst de kernboodschap, dan de onderbouwing 

De foto bij deze blog is van Jan Antonin Kolar voor Unsplash

Wat is de vraag achter de vraag?

/in /door

De grootste valkuil van een aanbesteding? Meteen beginnen met schrijven. We weten het: de verleiding is groot. ‘Visie en maatregelen op het gebied van duurzaamheid? Die hebben we al eens beschreven.’ Knip, plak, klaar. Toch? 

Nee. Meteen beginnen met schrijven is een valkuil omdat je door je eigen bril blijft kijken. En dan ga je voorbij aan de vraag achter de vraag.

Een esoterische wijsheid?

De vraag achter de vraag… Dat klinkt bijna als een esoterische wijsheid of een vaag cliché. Maar we denken dat er echt een ‘vraag achter de vraag’ is. En die vraag is eigenlijk heel eenvoudig: waarom stelt de aanbesteder deze vraag?

Dus in het voorbeeld dat we net noemden: waarom wil de aanbesteder weten wat je doet op het gebied van duurzaamheid?

Zo verplaats je je in de aanbesteder

Waarom stelt de aanbesteder deze vraag? Als je jezelf deze waarom-vraag stelt, kom je vanzelf uit bij de kern: wat zijn de doelstellingen van de aanbesteder, wat wil de aanbesteder bereiken met de aanbesteding? Zo daag je je collega’s uit om al hun klantkennis in te brengen.

Dankzij de waarom-vraag krijg je scherp in beeld wat de aanbesteder wil horen. Je voorkomt dat je door je eigen bril blijft kijken. Je verplaatst je echt in de aanbesteder. En de kans is groter dat jouw antwoord aansluit bij wat de beoordelaars willen lezen. 

In het kort

  • Stel bij elke kwaliteitsvraag de waarom-vraag: waarom stelt de aanbesteder deze vraag?
  • Ga na hoe je daarop kunt inspelen. Probeer een brug te slaan naar de doelstellingen van de aanbesteder.
  • Daarmee daag je je collega’s uit om hun klantkennis in te brengen.

Lezen. Lezen. En nog eens lezen.

/in /door

Aanbestedingen kennen vaak strakke deadlines. Logisch dus dat je in het tenderproces meteen aan het werk wilt. Maar begin niet te snel met schrijven. Zorgvuldig lezen gaat altijd voor. Waarom? Je bespaart tijd en voorkomt blunders. 

Aanbestedingsleidraden en Request for Proposals zijn vaak niet de meest aantrekkelijke lectuur. We kunnen ons voorstellen dat je liever een spannende roman leest. Toch is het belangrijk om het document van a tot z door te nemen. Neem de tijd. Lees. En lees dan nog eens. Vraag je af: kunnen we dit leveren? Zijn we onderscheidend genoeg? Sluit ons aanbod hierop aan? Of heeft het geen zin om te reageren? Dit noemen we ook wel de ‘bid/ no bid-fase’. Denk je dat je een onderscheidend aanbod hebt, ga dan na: wat is precies de vraag? Wat wordt hiermee bedoeld? 

De structuur van het aanbestedingsdocument 

De bekendmaking van de opdracht bestaat uit een pdf met de aanbestedingsleidraad: het verlanglijstje van de opdrachtgever. Het is vaak een flink document. Maar als je het opdeelt, zie je deze structuur:

  • beschrijving van de opdracht en de opdrachtgever
  • geschiktheidscriteria: eisen aan de geschiktheid van de inschrijver
  • gunningscriteria: wensen over de opdracht
  • bijlagen: vaak zijn dit invulformulieren over onder meer de prijs van je aanbod

Poeh, ingewikkeld zeg ..!

Het lezen en begrijpen van een aanbestedingsdocument is een kunst. Wat dacht je van deze zin: 

‘Indien u zich bij uw offerte beroept op de financiële en economische draagkracht én/of op de bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen is dit mogelijk mits u kunt aantonen dat u kan beschikken over de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen.’ 

‘Financiële en economische draagkracht’, ‘natuurlijke of rechtspersonen’, ‘de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen’: wat betekent het precies? Als je geen jurist of tendermanager in de buurt hebt, kost het ontcijferen van de eisen je vaak al hoofdbrekens. 

Of neem deze: 

‘De aanmeldingen worden op basis van een relatieve beoordelingssystematiek beoordeeld.’ Pardon, wat bedoelt u ..? 

Leestips bij de aanbestedingsleidraad

  • Geef de moed niet op bij het lezen van ingewikkelde zinnen. Neem de stukken door met meerdere collega’s, liefst met verschillende expertises. Het is slim om hiervoor een kick off-sessie te organiseren. Meer daarover lees je in een volgend blog. 
  • Vraag je steeds af: wat is de vraag achter de vraag? En waak daarbij voor de vloek van voorkennis.
  • Is een vraag nog steeds niet duidelijk? Noteer ‘m dan op de lijst voor de Nota van Inlichtingen (NvI). De aanbestedende dienst beantwoordt hierin alle vragen. De originele vragen over onduidelijke onderdelen van de aanbestedingsstukken komen hierin terug. Geen zorgen: de namen van de vragenstellers zijn daarbij weggehaald. Alle deelnemers krijgen de antwoorden tegelijkertijd in hun mailbox.
  • Kom je er echt niet uit? Vraag dan hulp bij een (externe) bidwriter of tendermanager. 

In het kort

  • Ga niet meteen schrijven aan een aanbesteding. Zorgvuldig lezen is de eerste, zeer belangrijke stap. 
  • Lees de stukken samen met collega’s met verschillende expertises. Kom je er niet uit, schakel dan een tenderschrijver of tendermanager in.
  • Is er iets onduidelijk? Stel vragen, zodat je antwoord krijgt in de Nota van Inlichtingen.

Fotocredits: Benzoix voor Freepik

Het Jaar van de Tijger

/in /door
Lees meer