Een goede review verhoogt de kwaliteit van je offerte. De vraag is: hoe pak je dat aan? Wie nodig je uit om mee te lezen? En welke instructies geef je mee? In deel 3 van onze serie over reviewen delen we onze zeven belangrijkste tips.
1. Verdeel het proces in drie rondes
Werk met drie reviewrondes: brons, zilver en goud. In elke ronde geven meelezers feedback en beantwoorden ze openstaande vragen. Sluit elke ronde af met een reviewsessie met de belangrijkste meedenkers en beslissers. Daarin hak je knopen door.
2. Zorg voor verschillende typen meelezers
Tijdens een reviewronde vraag je meelezers om kritisch naar de inhoud te kijken door de ogen van de klant. Grofweg heb je twee typen meelezers nodig:
- Inhoudsdeskundigen met kennis van de klant en oplossingen. Zij weten wat wel of niet uitvoerbaar is. Ze zijn op de hoogte van behaalde resultaten bij andere klanten (bewijsmateriaal!). En ze weten wat contactpersonen van jullie klanten in de dagelijkse praktijk waarderen.
- Managers/directieleden met strategische blik. Zij bewaken de doelen die de opdrachtgever wil bereiken, hoe het aanbod daarop aansluit en wat het aanbod onderscheidt van concurrenten. Kunnen directieleden maar bij één review betrokken zijn? Kies dan de bronzen versie, want daarin leg je de basis van je aanbod.
(De betrokken bidmanager leest natuurlijk ook mee. Net als degene die verantwoordelijk is voor de prijs. We concentreren ons hier even op de kwalitatieve beoordeling.)
3. Nodig ook andere schrijvers uit om mee te lezen
Bestaat een offerte uit meerdere deelplannen en zijn er andere schrijvers betrokken? Vraag ze ook om jouw plan te reviewen. Zij kennen het bestek, zijn alert op dwarsverbanden tussen de deelplannen en zien meteen of er verschillen zijn. Ook kijken ze met een frisse blik naar jouw tekst. (Jij hebt ‘m al zo vaak gelezen dat je foutjes eerder over het hoofd ziet.)
4. Verdeel de vragen
Wil je een omvangrijk plan laten reviewen? Of meerdere deelplannen? Bij tijdgebrek is de kans groot dat meelezers niet meer toekomen aan de laatste alinea’s. Verdeel de plannen of hoofdstukken daarom over verschillende meelezers, waarbij je rekening houdt met ieders expertise.
5. Zorg voor een gedeelde online versie
Deel de teksten die je wilt laten reviewen op een online omgeving zoals Teams. Daarmee sla je verschillende vliegen in één klap:
- Reviewers zien de opmerkingen die andere reviewers hebben gemaakt. Zo voorkom je herhaling en bied je reviewers de kans om te reageren op elkaars vragen of opmerkingen.
- Iedereen kan zich voorbereiden op de reviewsessie door de feedback van anderen te bekijken.
- Je hoeft na afloop niet alle feedback uit verschillende documenten te verzamelen.
O ja, vergeet niet om ‘Wijzigingen bijhouden’ aan te zetten.
6. Plan meteen alle reviewsessies in
Tijdens reviewsessies bespreek je de feedback. Je hebt geen tijd om alles in detail te bespreken, dus concentreer je op:
- Ontbrekende of onduidelijke informatie. Dit hoef je niet tijdens de sessie op te lossen. Spreek wel af wie de juiste informatie aanlevert.
- Discussiepunten. Zoals: bieden we iets extra’s om onze winstkansen te verhogen? Of: scherpen we de KPI’s uit het PvE nog verder aan? Stuur tijdens de reviewsessie aan op een gezamenlijk besluit.
Plan alle reviewsessies meteen bij de start van het project in, zodat iedereen voldoende tijd vrijmaakt.
7. Geef iedere meelezer duidelijke instructies
Zorg ervoor dat meelezers weten wat je van ze verwacht. Dat verschilt per doel van de reviewronde. Geef daarnaast duidelijke instructies mee:
- Vraag iedere reviewer om het bestek goed door te nemen. Even ‘scannen’ is niet genoeg: het is belangrijk dat ze het bestek volledig doorgronden. Maak desnoods een samenvatting.
- Vraag reviewers om hun opmerkingen in de kantlijn te zetten. En dring aan op concrete verbetersuggesties.
- Maak duidelijk dat je bij de gouden review weinig hebt aan vragen in de kantlijn. In dit stadium wil je antwoorden!
In het kort
- Zorg voor verschillende meelezers: mensen met strategische blik én inhoudsdeskundigen die de klant en de dagelijkse praktijk kennen.
- Plan alle reviewsessies meteen bij de start van het project in. Richt je tijdens deze sessies op ontbrekende onderdelen en discussiepunten.
- Geef duidelijke instructies aan je meelezers, zodat ze het bestek goed doorlezen en snappen wat je in elke fase van ze verwacht.
