Van brons via zilver naar goud

Offertes komen vaak tot stand onder hoge tijdsdruk. De verleiding is dan groot om continu te sprinten. Wij raden je aan om het anders aan te pakken en in drie stappen naar je definitieve offerte toe te werken: brons, zilver en goud. Alle drie zijn even belangrijk. Hier lees je waarom.

Brons en zilver: net zo belangrijk als goud

In tegenstelling tot de Olympische Spelen draait het niet alleen om goud als je een offerte schrijft. Brons en zilver zijn net zo belangrijk voor je schrijfproces. In de bronzen versie concentreer je je op de rode lijn, in de zilveren versie werk je die verhaallijn uit en in de gouden versie poets je het resultaat op tot een glimmende offerte waar niemand nee tegen kan zeggen. 

Voorkom dat je met schroot begint

Je hebt het misschien wel eens meegemaakt: een bronzen versie die bestaat uit bij elkaar geraapte passages uit eerdere offertes. Wat je in zo’n geval doet, is schroot recyclen.

Daar kleeft een risico aan: er komt een moment dat jij of iemand anders ontdekt dat er niet goed is nagedacht over jullie aanbod of de verhaallijn. En dan moet alles op de kop. Vlak voor de deadline, dat zul je altijd zien. 

Daarom is het belangrijk dat je het eens wordt over de rode draad van je offerte. En dat is precies het doel van een bronzen versie.

Brons: leg het fundament van je bod 

In brons leg je het fundament waarop je je offerte bouwt. De bronzen versie is bedoeld om te toetsen of je aanbod aansluit bij je winstrategie en de doelen van de opdrachtgever.

Meestal is de bronzen versie geen uitgeschreven tekst maar een overzicht van tussenkoppen met bullets die de inhoud samenvatten:

• Tussenkoppen waarin beoordelaars hun vragen en doelen herkennen
• Bullets die de kern van je aanbod samenvatten in enkele steekwoorden (bijvoorbeeld maatregelen of garanties die je aanbiedt)

Zo’n overzicht noemen we een bidskelet of storyboard. In deze fase hoef je je nog niet druk te maken om formuleringen of stijl. Het gaat nu om richting, inhoud en keuzes. Zo voorkom je dat je later in het proces nog aan je verhaallijn moet sleutelen.

Zilver: werk je bod SMART uit

In de zilveren versie schrijf je je bod zo veel mogelijk uit. Doe dat SMART:

• Specifiek – Je oplossing past bij de situatie van de opdrachtgever. En het is duidelijk wie wat doet.
• Meetbaar – Je drukt het effect van je oplossing uit in een meetbaar en controleerbaar resultaat.
• Acceptabel – Het effect sluit aan bij de doelen en eisen van de opdrachtgever.
• Realistisch – Je toont aan dat jouw oplossing haalbaar is, bijvoorbeeld met eerder behaalde resultaten.
• Tijdsgebonden – Je vermeldt wanneer je oplossing van start gaat of wanneer je het beoogde effect bereikt.

In een voorbeeld: 

In deze versie zet je ook een concept of schets van elke afbeelding, infographic of tabel. Het is niet erg als je tekst in deze fase te lang is, maar probeer het aantal pagina’s te beperken tot 25% bovenop het maximaal toegestane aantal.

Goud: poets het eindresultaat op

In de gouden versie zorg je dat je teksten binnen de paginalimiet passen. Je hebt alle feedback op de zilveren versie verwerkt en gecheckt of alles nog in lijn is met de laatste nota van inlichtingen (NvI). Er zijn geen open plekken meer: het resultaat is een volledige beantwoording van alle kwalitatieve gunningscriteria. 

Dit is je kans om het bod nog verder op te poetsen. Bijvoorbeeld door de tone of voice aan te passen en extra bewijsmateriaal toe te voegen. Na de review van de gouden versie volgt een laatste redactieslag, met speciale aandacht voor tik-/spelfouten en een consistente stijl. Daarna ben je klaar om de definitieve, glimmende versie in te dienen. 

In het kort

• Brons: wacht nog even met eerdere offertes hergebruiken. Breng eerst de rode draad van je bod in kaart in een bidskelet/storyboard.
• Zilver: schrijf je bod zo veel mogelijk uit, inclusief visuals. Doe dat SMART.
• Goud: poets het resultaat op, bijvoorbeeld met extra bewijsmateriaal of een gepaste tone of voice.