Berichten

De winst van verliezen

Helaas. Het Nederlands elftal is uitgeschakeld. Engeland bleek in de halve finale te sterk. Er kan maar één van de deelnemende landen met de beker naar huis. Net als bij een aanbesteding: slechts één partij krijgt de opdracht gegund. Verliezen is een hard gelag. Wat kunnen we ervan leren? 

1. Een goede voorbereiding is het halve werk 

Voetballer-filosoof Johan Cruijff zei ooit: ‘Voetbal is een spel van fouten. Wie de minste fouten maakt wint.’ Bij tenders is het niet anders. Daarom is het bijvoorbeeld zo belangrijk om de leidraad goed door te nemen. Lezen, lezen en nog eens lezen, adviseerden we eerder al. En start het tenderproces altijd met een kick-off, zodat iedereen dezelfde winstrategie voor ogen heeft. Dan kun je net als Cruijff zeggen: ‘Voordat ik een fout maak, maak ik die fout niet.’ 

2. Werk samen als een team

‘Er werd te weinig gecommuniceerd. We hebben als een kip zonder kop verdedigd’, oordeelde bondscoach Ronald Koeman na de wedstrijd tegen Oostenrijk op 25 juni. Dat het team hiervan had geleerd, bleek een week later tijdens de succesvolle wedstrijd tegen Turkije. ‘We hebben kritiek op elkaar gegeven en iedereen heeft dat geaccepteerd’, blikte Koeman terug. ‘Dat heeft ons als team dichter bij elkaar gebracht.’ Heldere communicatie en een soepele samenwerking vergroten je winkans aanzienlijk. In een tenderteam is dat niet anders. De experts leveren vak- en klantkennis aan, de bidwriter vertaalt alle informatie naar de lezer en de bidmanager stroomlijnt het proces. Tijdens reviewsessies overleggen ze en vullen ze elkaar aan. Zo komen ze samen tot het winnende bod. 

3. Verdiep je in de concurrentie

In de slotminuten van de halve finale liet Oranje zich verrassen door spits Ollie Watkins, die Engeland de winnende treffer bezorgde. Een pijnlijk moment met een pijnlijke conclusie: de defensie heeft zijn snelheid en doelgerichtheid onderschat. Ook bij een aanbesteding is dat een recept voor verlies. Bedenk daarom goed welke concurrenten naar verwachting meedoen aan de tender. Waarin onderscheidt jullie aanbod zich? Schat je in dat de concurrentie een lagere prijs aanbiedt? Vraag je dan af hoe je dat compenseert met een hogere beoordeling op kwaliteit.  

4. Leer van je fouten 

Uit de resultaten van dit EK zijn voor Oranje genoeg lessen te halen met oog op het WK van 2026. De coaching vanuit de achterste linies kan beter. Er zijn harde keuzes nodig op het middenveld. En het zou enorm helpen als Frenkie de Jong niet meer geblesseerd raakt. Ook als je een tender verloren hebt, is het waardevol om je te verdiepen in de redenen waarom je bent afgewezen. Welke kansen heb je laten liggen? Waarom heeft dat andere bedrijf de aanbesteding gewonnen? Een evaluatie helpt je om je eigen aanbod te verbeteren. Heb je een frisse blik nodig, schakel dan een Tendertijger in om jullie kwaliteitsplannen te reviewen. Samen kijken we wat er nodig is om een volgende keer de overwinning te vieren.

Een voetbalwedstrijd of een tender verliezen is allebei pijnlijk. Maar goed verliezen betekent dat je weet hoe je een volgende keer wint.

In het kort 

  • Voorkom verlies door een goede voorbereiding en een soepele samenwerking binnen je tenderteam. 
  • Verdiep je in de concurrent. Maak je het verschil met prijs of kwaliteit? En hoe onderscheid je je daarin? 
  • Leer van je verlies. Waarom heeft je concurrent wel gewonnen? Welke kansen heb je laten liggen? 

De foto bij deze blog is gemaakt door Minke Pettersson van Pink Lemon Socials, voorafgaand aan de wedstrijd van Oranje tegen Engeland in Dortmund

Lezen. Lezen. En nog eens lezen.

Aanbestedingen kennen vaak strakke deadlines. Logisch dus dat je in het tenderproces meteen aan het werk wilt. Maar begin niet te snel met schrijven. Zorgvuldig lezen gaat altijd voor. Waarom? Je bespaart tijd en voorkomt blunders. 

Aanbestedingsleidraden en Request for Proposals zijn vaak niet de meest aantrekkelijke lectuur. We kunnen ons voorstellen dat je liever een spannende roman leest. Toch is het belangrijk om het document van a tot z door te nemen. Neem de tijd. Lees. En lees dan nog eens. Vraag je af: kunnen we dit leveren? Zijn we onderscheidend genoeg? Sluit ons aanbod hierop aan? Of heeft het geen zin om te reageren? Dit noemen we ook wel de ‘bid/ no bid-fase’. Denk je dat je een onderscheidend aanbod hebt, ga dan na: wat is precies de vraag? Wat wordt hiermee bedoeld? 

De structuur van het aanbestedingsdocument 

De bekendmaking van de opdracht bestaat uit een pdf met de aanbestedingsleidraad: het verlanglijstje van de opdrachtgever. Het is vaak een flink document. Maar als je het opdeelt, zie je deze structuur:

  • beschrijving van de opdracht en de opdrachtgever
  • geschiktheidscriteria: eisen aan de geschiktheid van de inschrijver
  • gunningscriteria: wensen over de opdracht
  • bijlagen: vaak zijn dit invulformulieren over onder meer de prijs van je aanbod

Poeh, ingewikkeld zeg ..!

Het lezen en begrijpen van een aanbestedingsdocument is een kunst. Wat dacht je van deze zin: 

‘Indien u zich bij uw offerte beroept op de financiële en economische draagkracht én/of op de bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen is dit mogelijk mits u kunt aantonen dat u kan beschikken over de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen.’ 

‘Financiële en economische draagkracht’, ‘natuurlijke of rechtspersonen’, ‘de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen’: wat betekent het precies? Als je geen jurist of tendermanager in de buurt hebt, kost het ontcijferen van de eisen je vaak al hoofdbrekens. 

Of neem deze: 

‘De aanmeldingen worden op basis van een relatieve beoordelingssystematiek beoordeeld.’ Pardon, wat bedoelt u ..? 

Leestips bij de aanbestedingsleidraad

  • Geef de moed niet op bij het lezen van ingewikkelde zinnen. Neem de stukken door met meerdere collega’s, liefst met verschillende expertises. Het is slim om hiervoor een kick off-sessie te organiseren. Meer daarover lees je in een volgend blog. 
  • Vraag je steeds af: wat is de vraag achter de vraag? En waak daarbij voor de vloek van voorkennis.
  • Is een vraag nog steeds niet duidelijk? Noteer ‘m dan op de lijst voor de Nota van Inlichtingen (NvI). De aanbestedende dienst beantwoordt hierin alle vragen. De originele vragen over onduidelijke onderdelen van de aanbestedingsstukken komen hierin terug. Geen zorgen: de namen van de vragenstellers zijn daarbij weggehaald. Alle deelnemers krijgen de antwoorden tegelijkertijd in hun mailbox.
  • Kom je er echt niet uit? Vraag dan hulp bij een (externe) bidwriter of tendermanager. 

In het kort

  • Ga niet meteen schrijven aan een aanbesteding. Zorgvuldig lezen is de eerste, zeer belangrijke stap. 
  • Lees de stukken samen met collega’s met verschillende expertises. Kom je er niet uit, schakel dan een tenderschrijver of tendermanager in.
  • Is er iets onduidelijk? Stel vragen, zodat je antwoord krijgt in de Nota van Inlichtingen.

Fotocredits: Benzoix voor Freepik

Waak voor de vloek van voorkennis