het hoofd besluit, maar het hart beslist …

1. Lezen, lezen en nog eens lezen

Lees de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig door en zet puntsgewijs en heel precies op een rij wat er van u gevraagd wordt (afvinklijst). Er zijn allerlei zaken waar u aan moet voldoen. Zijn er dingen onduidelijk? Stel dan vragen. Via een Nota van Inlichtingen krijgt u antwoord op vragen die andere inschrijvers hebben gesteld. Zorg dat uw Plan van Aanpak en de andere teksten die u aanlevert, exact antwoord geven op de gestelde vragen.

2. Alles draait eerst om de ander

Verdiep u in de aanbestedende organisatie en zorg dat uw verhaal aansluit op zijn visie en kernwaarden. Benoem eerst zijn voordelen, en geef dan pas aan waarom u de juiste partij bent voor de uitvoering. Presenteer uw aanbieding met overtuiging en passende zekerheid: wanneer uw opdrachtgever u bijvoorbeeld vraagt om verkeerrisico’s voor de buurt te verminderen, draait u deze om naar positieve situaties. U hebt het over ´veilige oversteken’ of een plek ´waar kinderen onbekommerd kunnen spelen´. U houdt steeds het concrete product voor ogen. Vervolgens benoemt u hoe u dit tot stand brengt.

3. Geef uw teksten een lezergerichte structuur

Een aanbestedingstekst moet voldoen aan de voorwaarden die in het document staan. Let goed op de gevraagde tekstlengte en ga daar niet overheen. Kijk (Check de afvinklijst) of u antwoord geeft op de vragen die de aanbestedende organisatie stelt. U bent gebonden aan de eisen die in het aanbestedingsdocument staan, maar binnen de tekst heeft u vaak wel de vrijheid voor een eigen opbouw. Vooral bij de open vragen. Zorg hier voor een structuur die aansluit op de vragen die worden gesteld in het document. Dit voorkomt dat uw aanbesteding voor uw klant een zoekplaatje wordt. Duidelijke en sprekende koppen die bovendien een duidelijk verband vormen met elkaar, versterken uw aanbieding.

4. Spreek de taal die bij u past

Vermijd ambtelijke taal die u in de gewone omgang ook niet spreekt. Gebruik ‘voor’ of ‘met’ in plaats van ‘ten bate van’ en ‘met betrekking tot’. Verander uw firmanaam in ´wij´ en ´ we´. En wees vooral duidelijk in wat u bedoelt. ‘Om uw werkproces te stroomlijnen worden gedurende het hele proces hoge eisen gesteld aan de monitoring´ zegt beduidend minder dan: ´Wij monitoren het proces 24/7 om ervoor te zorgen dat bij u het werk doorgaat.´ Verander daarom passieve constructies in korte zinnen met een actief werkwoord en een duidelijk onderwerp. En jargon? Alleen als het ook gemeengoed is bij de opdrachtgever. Maar ga er spaarzaam mee om.

5. Laat de beelden spreken

Slim beeldgebruik straalt af op de kwaliteit van uw aanbieding. We onderscheiden twee soorten: beelden die helpen om een goed gevoel te scheppen én beelden die een ingewikkeld probleem in een oogopslag helder maken. Geef ze de ruimte in uw document. Maar er geen postzegels van. Voeg bijschriften toe: beschrijf daarin wat u wilt dat de lezer eruit haalt. Bijschriften dienen ook om uw verhaal op een andere manier nogmaals te vertellen. Bedenk vooraf de balans tussen woord en beeld per pagina en hanteer dat als vast ‘ritme’ door uw document heen: dat geeft rust.